Suunnitelma ei vielä tee työmaasta onnistunutta – havaintoja tiedon kulusta infrarakentamisessa

Viime vuosien aikana olen seurannut läheltä erityisesti valokuiturakentamisen voimakasta kasvua ja kiertänyt paljon erilaisilla infratyömailla. Samalla olen huomannut ilmiön, joka toistuu työmaasta toiseen riippumatta toimijasta, urakkamuodosta tai paikkakunnasta.

Tietoa on enemmän kuin koskaan aiemmin, mutta tieto ei aina kulje sinne, missä päätöksiä tehdään ja missä työ lopulta toteutetaan. Useimmiten kysymys ei ole siitä, että tietoa ei olisi olemassa. Suunnitelmat löytyvät, dokumentteja tuotetaan, vastuut on määritelty ja muutoksista viestitään. Silti käytännön toteutus voi näyttää aivan erilaiselta kuin mitä asiakirjoissa on sovittu.

Silloin herää väistämättä kysymys: Missä kohtaa tieto jäi matkalle?

Tieto ei muutu toiminnaksi itsestään

Rakentaminen on muuttunut yhä dokumentoidummaksi. Suunnitelmia, toteumatietoja, tarkastuksia ja raportteja tuotetaan enemmän kuin aiemmin. Kehityksen suunta on oikea, eikä ongelma yleensä ole se tiedon puute.

Työmailla huomaa toisinaan, ettei kohteessa ole yhtä todellisuutta vaan useampi. Työmaasta vastaavalla henkilöllä on hyväksytty suunnitelma. Kaivuryhmä toimii sen mukaisesti. Samaan aikaan asfalttipohjia tekevä työryhmä tai alitusurakoitsija toteuttaa omaa osuuttaan aivan jollain muulla tavalla. Perustelut ovat yleensä tuttuja. ”Näin on tehty ennenkin.” Tai ”Naapurikunnassa tehdään näin.”

Ensimmäinen ajatus voisi olla, että kyse on virheestä tai puutteellisesta osaamisesta. Useimmiten kyse on kuitenkin paljon arkisemmasta asiasta. Suunnitelma on olemassa, mutta kaikki työryhmät eivät työskentele saman tiedon varassa. Osa toimii hyväksytyn suunnitelman mukaisesti, osa aiempien kokemusten tai vanhojen toimintatapojen perusteella.

Kaikki työmailla havaittavat puutteet eivät kuitenkaan johdu siitä, ettei tieto olisi tavoittanut oikeita ihmisiä. Välillä suunnitelma on olemassa, ohje on tunnettu ja vaatimukset ovat selvät. Silti työmaalla vastaan tulee puutteellinen aitaus, suojaamaton kaivanto tai liikennejärjestely, joka ei vastaa hyväksyttyä ratkaisua.

Silloin kysymys ei enää ole tiedon puutteesta, vaan siitä, miksi tiedossa ollutta asiaa ei toteutettu käytännössä. Juuri näissä tilanteissa huomaa, ettei työmaan suurin haaste välttämättä ole suunnitelman puuttuminen. Haaste on siinä, ettei hyväksytty suunnitelma ole muuttunut yhteiseksi toimintatavaksi.

Suurimmat ongelmat syntyvät usein pienistä oletuksista

Työmaalla havaittu puute herättää helposti kysymyksen siitä, kuka teki virheen. Käytännössä tilanne on harvoin niin yksinkertainen. Useammin kyse on ketjusta pieniä oletuksia. Joku olettaa tiedon menneen eteenpäin. Joku toinen olettaa muutoksen päivittyneen kaikille. Kolmas olettaa asian tulleen tarkistetuksi jo aikaisemmin.

Työmailla kuulee usein lauseen: ”On tästä joskus puhuttu.”

Se on tiedonhallinnan näkökulmasta kiinnostava havainto. Jossain vaiheessa tieto on ollut olemassa. Joku on kuullut siitä. Silti kaikki henkilöt, joiden pitäisi toimia tiedon perusteella, eivät välttämättä ole saaneet samaa viestiä.

Toisinaan tulee myös toinen tuttu perustelu: ”Tämä korjataan myöhemmin.”

Työmaan näkökulmasta ajatus voi tuntua ymmärrettävältä. Turvallisuuden tai laadun näkökulmasta myöhemmin voi kuitenkin olla liian myöhään. Moni työmaalla havaittu ongelma ei synny yhden suuren virheen seurauksena. Se syntyy useasta pienestä oletuksesta, jotka kasaantuvat samaan kohteeseen. Lopputuloksena voi olla tilanne, jossa kaikki ovat omasta mielestään toimineet oikein, mutta kokonaisuus ei silti vastaa sitä, mitä alun perin tavoiteltiin.

Jos sama ilmiö alkaa toistua kohteesta toiseen, huomio kannattaa suunnata yksittäisen virheen sijasta siihen, miten tieto liikkuu organisaatioiden, urakoitsijoiden ja työryhmien välillä.

Mitä työmaat opettavat tiedonhallinnasta?

Työmaiden haasteita tarkastellessa yksi havainto on toistunut vuodesta toiseen. Harvoin ongelman taustalla on ammattitaidon puute tai haluttomuus toimia oikein. Päinvastoin. Useimmiten työmaalla pyritään tekemään työ turvallisesti, laadukkaasti ja sovitussa aikataulussa.

Juuri siksi tiedonkulkuun liittyvät puutteet ovat kiinnostavia. Ne eivät yleensä synny osaamisen puutteesta vaan siitä, etteivät kaikki osapuolet toimi saman tiedon perusteella. Kun tieto katkeaa tilaajan, pääurakoitsijan, aliurakoitsijan tai työryhmän välillä, seuraukset näkyvät lopulta työmaalla riippumatta siitä, kuinka hyvin alkuperäinen suunnitelma on laadittu.

Työmailla havaittujen haasteiden taustalla ei yleensä ole tiedon puute, vaan tiedon laatu, ajantasaisuus tai se, miten tieto siirtyy toimijalta toiselle. Lopulta kyse on siitä, toimiiko koko toteutusketju saman tilannekuvan varassa.

Jos tilaajalla, työnjohdolla, aliurakoitsijalla ja työryhmällä on erilainen käsitys siitä, mitä ollaan tekemässä, ongelmat näkyvät lopulta työmaalla riippumatta siitä, kuinka hyvin alkuperäinen suunnitelma on laadittu. Työmailla havaittujen haasteiden kohdalla kiinnostava kysymys on usein se, oliko tieto olemassa mutta se ei kulkenut eteenpäin, vai oliko tieto olemassa mutta sen perusteella ei toimittu.

Yhtä tärkeää kuin tiedon kulku työn aikana on myös se, mitä tiedolle tapahtuu työn valmistuttua. Työmaan onnistumisen kannalta ei riitä, että tieto tavoittaa oikeat ihmiset oikeaan aikaan. Myös toteutuksesta syntyvän tiedon pitäisi säilyä löydettävänä, ymmärrettävänä ja hyödynnettävänä myöhemmin.

Rakennetun infrastruktuurin elinkaari on pitkä. Siksi toteumatietojen, katselmusten ja dokumentoinnin merkitys ei pääty työmaan valmistumiseen. Kiinnostavaa ei ole pelkästään se, mitä työmaalla tapahtui, vaan myös se, pystytäänkö myöhemmin osoittamaan, mitä tehtiin ja miksi. Juuri siinä kohtaa tiedonhallinnan, dokumentoinnin, toteumatietojen ja yhteisten toimintatapojen merkitys muuttuu näkyväksi käytännön työssä.

Lopulta työmaan onnistumista ei ratkaise dokumenttien määrä eikä se, kuinka monta järjestelmää hankkeessa käytetään. Ratkaisevaa on se, löytääkö oikea tieto oikean ihmisen siinä hetkessä, kun päätös pitää tehdä, ja säilyykö tuo tieto sellaisessa muodossa, että siihen voidaan palata myös myöhemmin. Työmaalla turvallisuus, laatu ja sujuvuus syntyvät usein samasta asiasta: siitä, että sama tieto kulkee mukana koko toteutusketjun läpi ja säilyy käytettävänä myös työn valmistumisen jälkeen.