YH Kodit tarjoaa vuokra-, asumisoikeus- ja omistusasuntoja erityisesti Tampereen ja Turun kasvukeskuksissa.
YH Kodit tarjoaa vuokra-, asumisoikeus- ja omistusasuntoja erityisesti Tampereen ja Turun kasvukeskuksissa. Pitkäjänteisenä kiinteistönomistajana yhtiö pitää jatkuvasti huolta laajasta kiinteistökannastaan. Tuhansien asuntojen ja vuosittain satojen korjaushankkeiden kokonaisuudessa kiinteistöistä kertyvän tiedon on pysyttävä ajan tasalla – myös kuvien muodossa.
”Meillä on tällä hetkellä noin 8 500 asuntoa ja niiden myötä noin 16 000 asukasta”, kertoo YH Kotien kiinteistöjohtaja Tomi Jokio.
Jokio vastaa YH Kotien olemassa olevaan kiinteistökantaan liittyvästä liiketoiminnasta. Hänen tehtäväkenttäänsä kuuluvat muun muassa isännöinti, asiakaspalvelu, vuokraus ja korjausrakentaminen.
”Toimintamme mittakaavaa kuvaa noin 20 miljoonan euron vuotuinen korjausbudjetti. Suunniteltuja korjaushankkeita on vuosittain noin 300–500.”
Laajan kiinteistökannan hallinta edellyttää helposti saatavilla olevaa ja jatkuvasti täydentyvää tietoa kohteiden kunnosta. Keskeinen osa tätä kokonaisuutta ovat valokuvat ja järjestelmällinen kuvadokumentointi.
Siinä YH Kodit luottaa mobiilisovellus Pictueen.
Tomi Jokio ja YH Kodit luottavat Pictueen kiinteistöjen kuvadokumentoinnissa.
Hajanaiset kuvat yhteiseksi tiedoksi
YH Kodit on käyttänyt Pictueta kuvadokumentointiin vuodesta 2025 lähtien.
Tarve järjestelmällisemmälle kuvadokumentoinnille oli tunnistettu jo ennen Pictuen käyttöönottoa. Sopivaa työkalua ei ollut kuitenkaan osattu aktiivisesti etsiä.
”Ennen Pictueta isännöitsijämme ottivat kyllä aktiivisesti kuvia kohteista, mutta ne jäivät helposti heidän omiin puhelimiinsa. Kuvien jatkokäyttö oli meille selkeä haaste.”
Ongelma konkretisoitui etenkin korjaushankkeiden suunnittelussa. Kohteista saattoi olla olemassa runsaasti arvokasta ja suunnittelussa käyttökelpoista kuvamateriaalia, mutta kuvat eivät olleet yhteisesti saatavilla silloin, kun niitä olisi tarvittu lähtötilanteen arviointiin.
Pictuen myötä yksittäisen isännöitsijän ottamat kuvat eivät jää vain kuvaajan käyttöön. Sama aineisto on koko organisaation hyödynnettävissä esimerkiksi asuntotarkastuksissa, raportoinnissa ja korjaussuunnittelussa.
”Kun kuva on otettu, kuka tahansa työntekijämme pääsee siihen jatkossa käsiksi”, Jokio tiivistää.
Kuvat järjestykseen asunnon tarkkuudella
YH Kotien laajassa kiinteistökannassa olennaista on, että kuvat löytyvät helposti oikean asunnon tai kiinteistön yhteydestä.
Pictuella otetut kuvat tallentuvat reaaliaikaisesti pilveen ja arkistoituvat haluttuun paikkaan aina asunnon tarkkuudella. Samalla kuvadokumenteista muodostuu jatkuvasti täydentyvä historia esimerkiksi asukkaiden vaihtumisen ja korjausten yhteydessä.
”Olemme luoneet YH Kodeille ratkaisun, jossa jokainen yhtiön asunto on Pictuessa omana kohteenaan. Valokuvat voidaan näin kiinnittää suoraan tiettyyn asuntoon tietyssä yhtiössä”, kertoo Pictuen liiketoiminnan kehitysjohtaja Oskar Smeds.
Asunto- ja kohdetiedot voidaan tuoda Pictueen valmiista aineistosta, kuten Excel-taulukoista. Tämä helpottaa suuren asuntomäärän hallintaa ja suoraviivaistaa uusien kohteiden käyttöönottoa.
Jokio huomauttaa, että jatkuvasti täydentyvä kuvamateriaali tukee laajasti myös kiinteistöjen ylläpitoa ja korjaushankkeiden suunnittelua.
”Aiemmin saattoi käydä niin, että kun lähdimme suunnittelemaan kiinteistön korjausta, tarvittavat kuvat olivat yksittäisen isännöitsijän puhelimessa. Nyt voimme avata kohteen Pictuesta ja nähdä, millaista kuvamateriaalia asunnoista, yleisistä tiloista ja ulkoalueilta on ajan myötä kertynyt. Niiden avulla pystymme muodostamaan käsityksen kohteen tilanteesta jo ennen kuin menemme paikan päälle.”
YH Kotien kuvat löytyvät helposti kartalta tai kohteittain sekä mobiilisovelluksella että selaimelta. Karttanäkymän avulla käyttäjä voi tarkistaa nopeasti kohteeseen liittyviä yksityiskohtia ja jakaa vaivattomasti tietoa eteenpäin.
Reaaliaikaisuus nopeuttaa päätöksentekoa
Pictuen hyödyt eivät rajoitu kuvien arkistointiin. Kun kuvat ovat heti oikeiden henkilöiden käytettävissä, niiden pohjalta voidaan arvioida korjaustarpeita ja tehdä päätöksiä nopeammin.
Jokio nostaa esimerkiksi YH Kotien muutamat Pohjanmaalla sijaitsevat kohteet, joita hoitaa ulkopuolinen kumppani. Kun kohteessa ilmenee korjaustarve, kumppani voi ottaa tilanteesta kuvat Pictuella ja soittaa Jokiolle saman tien.
”Useamman kerran on käynyt niin, että kumppanimme on mennyt kohteelle, ottanut valokuvat ja soittanut minulle heti sen jälkeen. Voin katsoa kuvat Pictuesta puhelun aikana, arvioida korjaustarpeen ja tehdä tarvittavan tilauksen. Se nopeuttaa prosessia huomattavasti.”
Ajantasaisista kuvista on hyötyä myös suuremmissa korjaushankkeissa. YH Kodit voi jakaa kohteen kuvamateriaalia suoraan hankkeessa mukana oleville suunnittelijoille ja valvojille jo ennen kiinteistökatselmusta.
Katselmuksen aikana Pictuella otetut uudet kuvat tulevat puolestaan heti koko suunnittelutiimin käyttöön.
”Näin koko suunnittelutiimillä on kaikki katselmuksessa otetut kuvat heti käytettävissään”, Jokio taustoittaa.
Kevyt sovellus mukautuu YH Kotien tarpeisiin
Jokion mukaan Pictuessa vakuutti erityisesti työkalun selkeys ja mahdollisuus sovittaa se YH Kotien omiin toimintatapoihin.
”Päädyimme Pictueen ennen kaikkea siksi, että se on rakenteeltaan kevyt ja keskittyy valokuviin. Pystymme rakentamaan oman toimintatapamme sen ympärille juuri kuten haluamme.”
Myös Smeds nostaa Pictuen vahvuudeksi sen mukautuvuuden erilaisiin käyttötarpeisiin.
”Sovelluksen joustavuus näkyy esimerkiksi siinä, kuinka valmiit kohdetiedot voidaan tuoda järjestelmään ja rakentaa niiden pohjalta asiakkaan käyttötarpeita vastaava kokonaisuus”, Smeds kertoo.
YH Kodeille tärkeä osa ratkaisua oli myös integraatio yhtiön käyttämään M-Files-tietopankkiin. Tavoitteena oli saada Pictuella otetut kuvat suoraan samaan järjestelmään, johon muutkin kiinteistöihin liittyvät tiedot tallennetaan.
Pictuen ja M-Filesin välinen integraatio rakennettiinkin yhteistyön alussa juuri YH Kotien käyttöä varten.
Vaikka Pictue on ennen kaikkea työkalu YH Kotien henkilöstölle, Jokio näkee sen hyötyjen ulottuvan lopulta myös asukkaiden arkeen. Entistä kattavampi kuvadokumentaatio auttaa muodostamaan tarkemman käsityksen kiinteistöjen kunnosta ja kohdentamaan korjaukset oikeisiin paikkoihin oikeaan aikaan.
”Pictue on parantanut dokumentaation tasoa ja tietoamme siitä, missä kunnossa kiinteistöt ovat. Sen pitäisi näkyä asukkaille ennen kaikkea asumisen laadussa. Kun kuvat ovat nopeammin käytössämme, myös prosessit nopeutuvat.”
Pictue vakiintui arjen työkaluksi
Uuden sovelluksen omaksumiseen liittyi Jokion mukaan aluksi totuttelua, mutta nykyisin Pictuesta on tullut luonteva osa YH Kotien isännöitsijöiden päivittäistä työtä.
”Porukkamme on ottanut Pictuen helposti käyttöön ja käyttää sitä aktiivisesti. Minusta se kertoo siitä, ettei järjestelmä ole ollut haastava käyttää.”
Palvelun käytön vakiintumista kuvastaa hyvin keskustelu, jonka Jokio sattui kuulemaan vain muutama minuutti ennen haastattelua.
”Yksi isännöitsijämme totesi äsken, että ’no niin, mulla ei ole nyt Pictueta.’ Jäin kuuntelemaan tilannetta, ja kävi ilmi, että hän oli vaihtanut puhelinta eikä ollut vielä saanut Pictueta käyttöönsä uudella laitteella.”
Spontaani huomio kertoo osuvasti siitä, kuinka arkiseksi työkaluksi Pictue on YH Kodeilla muodostunut. Jokion mukaan myös muulta henkilöstöltä saatu palaute työkalusta on ollut yhtenäistä. Kun sovelluksen käyttöön on tottunut, kuvat tulevat järjestelmällisesti talteen ja niiden pohjalta on helppo koostaa dokumentteja jälkikäteen.
Jokio suosittelisikin Pictueta erityisesti organisaatioille, joissa kuvadokumentointia tehdään paljon ja tiedon täytyy olla helposti koko työyhteisön saatavilla.
”Pictuen suurin hyöty syntyy siitä, että kuvat eivät jää vain yhden henkilön käyttöön.”
Yhteistyön hyödyt – näin Pictue on auttanut YH Koteja
- Kuvadokumentit helposti koko organisaation käyttöön
- Tieto kiinteistöjen kunnosta helposti saatavilla
- Kuvat reaaliaikaisesti pilveen ja heti hyödynnettäväksi
- Lisää tehokkuutta korjaushankkeiden suunnitteluun
- Kuvat osaksi olemassa olevaa tietopankkia integraation avulla
- Järjestelmällinen ja asuntokohtainen kuvadokumentointi
