Työmaakuvien todellinen kustannus ei synny niiden ottamisesta tai tallentamisesta. Kustannus syntyy myöhemmin, kun oikeaa kuvaa ei löydy, tapahtumien kulkua joudutaan selvittämään tai tehtyä työtä ei pystytä todistamaan.
Työmaalla otetaan kuvia lähes joka päivä. Kuvat voivat päätyä työntekijöiden puhelimiin, WhatsApp-ryhmiin, sähköposteihin, verkkolevyille ja eri projektijärjestelmiin.
Niin kauan kuin ongelmia ei synny, toimintatapa voi vaikuttaa täysin riittävältä. Työt valmistuvat, kuvia otetaan ja tarvittaessa joku yleensä löytää etsimänsä.
Mutta paljonko aikaa sanaan yleensä kätkeytyy?
Puutteellisen dokumentoinnin kustannukset eivät tavallisesti näy yrityksen kirjanpidossa omalla rivillään. Ne jakautuvat pieniksi keskeytyksiksi, selvitystöiksi, ylimääräisiksi käynneiksi, viivästyneeksi laskutukseksi ja vältettävissä oleviksi erimielisyyksiksi.
Siksi dokumentointi voi näyttää ilmaiselta, vaikka se maksaisi yritykselle tuhansia tai kymmeniä tuhansia euroja vuodessa.
Työmaasta voi olla otettu satoja kuvia, mutta dokumentointi on silti puutteellista, jos kuvista ei pystytä myöhemmin selvittämään:
Ratkaiseva kysymys ei siis ole: otettiinko työmaalla kuvia?
Parempi kysymys on: löytyykö oikea tieto nopeasti silloin, kun sitä tarvitaan?
Dokumentoinnin arvo syntyy vasta käyttötilanteessa. Jos kuvan löytämiseen tarvitaan useita puheluita, viestiketjujen selaamista tai työmaalle palaamista, tieto on olemassa mutta ei aidosti käytettävissä.
Yksittäinen etsintä voi tuntua pieneltä asialta:
”Löytyisikö keneltäkään kuvaa siitä kohdasta ennen kuin se peitettiin?”
Sen jälkeen työnjohtaja kysyy asiasta asentajalta. Asentaja selaa puhelintaan. Toinen työntekijä tarkistaa WhatsApp-ryhmän. Toimistolta etsitään oikeaa projektikansiota. Lopulta kuva löytyy – tai ei löydy.
Jos yhden asian selvittämiseen kuluu 15 minuuttia kolmelta ihmiseltä, yritys ei menettänyt 15 minuuttia vaan yhteensä 45 minuuttia työaikaa.
Kun samanlaisia tilanteita syntyy viikoittain useilla työmailla, pienistä etsinnöistä muodostuu merkittävä vuosikustannus.
Etsimisen kustannusta voi arvioida yksinkertaisesti:
Etsintään käytetty aika × osallistuvien henkilöiden määrä × työn tuntikustannus
Pelkkä työaika ei kuitenkaan kerro kaikkea. Jokainen etsintä myös keskeyttää henkilön varsinaisen työn ja siirtää huomion pois projektin johtamisesta, tuotannosta tai laskutuksesta.
Heikko dokumentointi tekee tiedosta henkilösidonnaista.
Jos vain yksi työntekijä tietää, mitä työmaalla tapahtui, muiden on kysyttävä asiaa häneltä. Työnjohto toimii tiedon välittäjänä työmaan, toimiston, asiakkaan ja mahdollisten aliurakoitsijoiden välillä.
Tyypillisiä kysymyksiä ovat:
Jokainen kysymys on pieni, mutta niiden yhteisvaikutus näkyy työnjohdon päivässä. Keskeytykset hidastavat päätöksentekoa ja kasvattavat riskiä sille, että tieto välittyy muistikuviin perustuen tai jää kokonaan välittymättä.
Hyvä dokumentointi vähentää tarvetta kysyä ihmisiltä. Tilanne voidaan tarkistaa suoraan dokumentaatiosta.
Jos tarvittavaa asiaa ei dokumentoitu ennen rakenteen peittämistä tai työmaalta poistumista, varmin tapa tarkistaa tilanne voi olla palata kohteeseen.
Ylimääräisen käynnin kustannus ei muodostu vain polttoaineesta. Siihen kuuluu esimerkiksi:
Yksi ylimääräinen käynti ei yleensä kaada projektin kannattavuutta. Toistuvana ilmiönä se syö katetta huomaamatta.
Erityisen kallis tilanne syntyy, jos jo peitetty rakenne täytyy avata vain siksi, ettei tehdystä työstä ole riittävää näyttöä.
Lisätyö voidaan tehdä täysin oikein ja silti jäädä laskuttamatta.
Näin voi käydä, jos työstä ei jää riittävän selkeää dokumentaatiota tai tieto ei siirry tekijältä työnjohdolle ja laskutukseen. Viikkoja myöhemmin on vaikea todistaa:
Tällöin vaihtoehdot ovat usein huonoja: lisätyötä ei laskuteta, laskua pienennetään tai asiasta käydään pitkä keskustelu asiakkaan kanssa.
Dokumentointi ei siis ole vain laadunvarmistusta. Se on myös laskutuksen lähtötietoa ja keino suojata projektin katetta.
Reklamaatiossa ratkaisevaa ei aina ole se, mitä työmaalla tapahtui. Ratkaisevaa on, mitä tapahtuneesta pystytään osoittamaan jälkikäteen.
Ilman selkeää kuva-aineistoa yritys joutuu nojaamaan ihmisten muistiin, viestiketjuihin ja hajanaisiin tiedostoihin. Mitä enemmän aikaa tapahtuneesta on kulunut, sitä epävarmemmaksi kokonaisuus muuttuu.
Hyvä dokumentointi voi auttaa selvittämään esimerkiksi:
Kaikki reklamaatiot eivät tietenkään ratkea valokuvalla. Mutta selkeä, ajallisesti ja paikallisesti kohdistettu aineisto lyhentää selvitystä ja vähentää tilanteita, joissa yritys joutuu kantamaan kustannuksen vain siksi, ettei parempaa näyttöä ole saatavilla.
Dokumentoinnin tarve ei pääty siihen, kun työmaa valmistuu.
Luovutuksessa tilaaja voi pyytää kuvia toteutuksesta, peittyvistä työvaiheista tai tietyistä rakenteista. Takuuaikana puolestaan voidaan selvittää, mistä havaittu ongelma johtuu ja kenen vastuulle se kuuluu.
Jos aineisto on hajallaan eri työntekijöiden puhelimissa ja viestiketjuissa, sen kokoaminen jälkikäteen voi olla oma projektinsa. Lisäksi osa tiedosta voi kadota kokonaan esimerkiksi henkilöstövaihdoksen tai puhelimen vaihtumisen yhteydessä.
Järjestelmällinen dokumentointi tekee projektin historiasta yrityksen omaisuutta yksittäisen työntekijän muistin sijaan.
Kuvitellaan rakennusalan yritys, jossa työskentelee 15 kenttätyöntekijää ja kolme työnjohtajaa. Alla oleva laskelma on suuntaa antava esimerkki – ei alan keskiarvo.
Vuosikustannus: 9 625 €
Vuosikustannus: 8 250 €
Vuosikustannus: 2 500 €
Vuosikustannus: 4 000 €
Näillä oletuksilla puutteellisen dokumentointitavan tunnistettava kustannus olisi yhteensä:
Laskelmassa ei ole mukana reklamaatioiden, viivästysten, katkenneen keskittymisen tai mainehaitan kustannuksia. Tarkoitus ei ole väittää, että jokainen yritys menettää saman summan, vaan näyttää, kuinka nopeasti pienet päivittäiset hukat kasvavat vuositasolla.
Puutteellinen dokumentointi harvoin aiheuttaa yhtä suurta ja helposti tunnistettavaa laskua. Kustannus jakautuu eri henkilöille, projekteille ja ajankohdille.
Kenttätyöntekijä käyttää muutaman minuutin kuvan etsimiseen. Työnjohtaja vastaa yhteen puheluun. Projektipäällikkö selvittää reklamaatiota. Laskuttaja jättää epäselvän lisätyön odottamaan. Auto käy kerran ylimääräisen matkan työmaalle.
Yksittäin tapahtumat näyttävät tavalliselta työltä. Yhdessä ne muodostavat prosessiongelman.
Siksi nykyistä toimintatapaa ei kannata arvioida vain sen perusteella, maksaako käytetty viestintä- tai tallennusväline jotain. Ilmainen työkalu voi olla yritykselle kallis, jos sen käyttäminen kasvattaa manuaalista työtä ja liiketoimintariskiä.
Aloita viidestä kysymyksestä:
Jo karkea arvio tekee näkymättömästä kustannuksesta näkyvän.
Kaikkia ongelmia ei tarvitse yrittää muuttaa euroiksi heti. Ensimmäisessä tarkastelussa riittää, että tunnistatte toistuvat tilanteet, niihin osallistuvat ihmiset ja niihin kuluvan ajan.
Toimiva työmaadokumentointi ei tarkoita sitä, että kuvia otetaan mahdollisimman paljon. Tavoitteena on, että olennainen tieto syntyy osana työtä ja löytyy myöhemmin ilman erillistä selvitystä.
Hyvä toimintatapa täyttää ainakin seuraavat ehdot:
Oleellista on poistaa ne työvaiheet, joissa ihmiset etsivät, kyselevät, siirtävät ja kokoavat tietoa käsin.
Työmaadokumentointi mielletään helposti hallinnolliseksi velvollisuudeksi: kuvia otetaan, koska niitä saatetaan joskus tarvita.
Johdon näkökulmasta kyse on kuitenkin laajemmasta asiasta. Dokumentointi vaikuttaa työajan käyttöön, laskutukseen, riskienhallintaan, asiakaskokemukseen ja projektien kannattavuuteen.
Hyvä dokumentointi ei välttämättä näy näyttävänä muutoksena arjessa. Se näkyy siinä, että oikea tieto löytyy ilman puhelukierrosta, lisätyö päätyy laskulle ja epäselvyys voidaan ratkaista ennen kuin siitä muodostuu kallis ongelma.
Siksi tärkein kysymys ei ole, paljonko dokumentointitapa maksaa.
Tärkein kysymys on, paljonko nykyinen tapa maksaa yritykselle jo nyt.
Laske muutamassa minuutissa, kuinka paljon aikaa ja rahaa yrityksessänne voi kulua työmaakuvien etsimiseen ja muuhun selvitystyöhön.