Työmaakuvien etsiminen, ylimääräiset käynnit, reklamaatiot ja laskuttamatta jäävät lisätyöt syövät projektien katetta. Näin arvioit kustannukset.
Työmaakuvien todellinen kustannus ei synny niiden ottamisesta tai tallentamisesta. Kustannus syntyy myöhemmin, kun oikeaa kuvaa ei löydy, tapahtumien kulkua joudutaan selvittämään tai tehtyä työtä ei pystytä todistamaan.
Työmaalla otetaan kuvia lähes joka päivä. Kuvat voivat päätyä työntekijöiden puhelimiin, WhatsApp-ryhmiin, sähköposteihin, verkkolevyille ja eri projektijärjestelmiin.
Niin kauan kuin ongelmia ei synny, toimintatapa voi vaikuttaa täysin riittävältä. Työt valmistuvat, kuvia otetaan ja tarvittaessa joku yleensä löytää etsimänsä.
Mutta paljonko aikaa sanaan yleensä kätkeytyy?
Puutteellisen dokumentoinnin kustannukset eivät tavallisesti näy yrityksen kirjanpidossa omalla rivillään. Ne jakautuvat pieniksi keskeytyksiksi, selvitystöiksi, ylimääräisiksi käynneiksi, viivästyneeksi laskutukseksi ja vältettävissä oleviksi erimielisyyksiksi.
Siksi dokumentointi voi näyttää ilmaiselta, vaikka se maksaisi yritykselle tuhansia tai kymmeniä tuhansia euroja vuodessa.
Puutteellinen dokumentointi ei tarkoita vain puuttuvia kuvia
Työmaasta voi olla otettu satoja kuvia, mutta dokumentointi on silti puutteellista, jos kuvista ei pystytä myöhemmin selvittämään:
- mihin projektiin kuva kuuluu
- missä kohdassa työmaata kuva on otettu
- milloin kuva on otettu
- mitä työvaihetta kuva koskee
- kuka kuvan on ottanut
- mitä kuvalla oli tarkoitus todistaa
Ratkaiseva kysymys ei siis ole: otettiinko työmaalla kuvia?
Parempi kysymys on: löytyykö oikea tieto nopeasti silloin, kun sitä tarvitaan?
Dokumentoinnin arvo syntyy vasta käyttötilanteessa. Jos kuvan löytämiseen tarvitaan useita puheluita, viestiketjujen selaamista tai työmaalle palaamista, tieto on olemassa mutta ei aidosti käytettävissä.
1. Kuvien ja tietojen etsimiseen kuluva työaika
Yksittäinen etsintä voi tuntua pieneltä asialta:
”Löytyisikö keneltäkään kuvaa siitä kohdasta ennen kuin se peitettiin?”
Sen jälkeen työnjohtaja kysyy asiasta asentajalta. Asentaja selaa puhelintaan. Toinen työntekijä tarkistaa WhatsApp-ryhmän. Toimistolta etsitään oikeaa projektikansiota. Lopulta kuva löytyy – tai ei löydy.
Jos yhden asian selvittämiseen kuluu 15 minuuttia kolmelta ihmiseltä, yritys ei menettänyt 15 minuuttia vaan yhteensä 45 minuuttia työaikaa.
Kun samanlaisia tilanteita syntyy viikoittain useilla työmailla, pienistä etsinnöistä muodostuu merkittävä vuosikustannus.
Etsimisen kustannusta voi arvioida yksinkertaisesti:
Etsintään käytetty aika × osallistuvien henkilöiden määrä × työn tuntikustannus
Pelkkä työaika ei kuitenkaan kerro kaikkea. Jokainen etsintä myös keskeyttää henkilön varsinaisen työn ja siirtää huomion pois projektin johtamisesta, tuotannosta tai laskutuksesta.
2. Epäselvyyksien selvittäminen ja jatkuvat keskeytykset
Heikko dokumentointi tekee tiedosta henkilösidonnaista.
Jos vain yksi työntekijä tietää, mitä työmaalla tapahtui, muiden on kysyttävä asiaa häneltä. Työnjohto toimii tiedon välittäjänä työmaan, toimiston, asiakkaan ja mahdollisten aliurakoitsijoiden välillä.
Tyypillisiä kysymyksiä ovat:
- Onko tämä työvaihe jo tehty?
- Miltä kohde näytti ennen työn aloittamista?
- Kuka teki tämän osuuden?
- Oliko vaurio olemassa jo ennen meidän työtämme?
- Mihin tämä lisätyö liittyi?
- Onko työstä kuvaa asiakkaalle?
Jokainen kysymys on pieni, mutta niiden yhteisvaikutus näkyy työnjohdon päivässä. Keskeytykset hidastavat päätöksentekoa ja kasvattavat riskiä sille, että tieto välittyy muistikuviin perustuen tai jää kokonaan välittymättä.
Hyvä dokumentointi vähentää tarvetta kysyä ihmisiltä. Tilanne voidaan tarkistaa suoraan dokumentaatiosta.
3. Turhat uudelleenkäynnit työmaalla
Jos tarvittavaa asiaa ei dokumentoitu ennen rakenteen peittämistä tai työmaalta poistumista, varmin tapa tarkistaa tilanne voi olla palata kohteeseen.
Ylimääräisen käynnin kustannus ei muodostu vain polttoaineesta. Siihen kuuluu esimerkiksi:
- matka-aika
- ajoneuvokustannus
- tarkastukseen käytetty työaika
- muun työn keskeytyminen
- mahdollinen työvaiheen avaaminen ja uudelleen tekeminen
- asiakkaan tai toisen urakoitsijan odottaminen
Yksi ylimääräinen käynti ei yleensä kaada projektin kannattavuutta. Toistuvana ilmiönä se syö katetta huomaamatta.
Erityisen kallis tilanne syntyy, jos jo peitetty rakenne täytyy avata vain siksi, ettei tehdystä työstä ole riittävää näyttöä.
4. Laskuttamatta jäävät lisätyöt
Lisätyö voidaan tehdä täysin oikein ja silti jäädä laskuttamatta.
Näin voi käydä, jos työstä ei jää riittävän selkeää dokumentaatiota tai tieto ei siirry tekijältä työnjohdolle ja laskutukseen. Viikkoja myöhemmin on vaikea todistaa:
- mitä alkuperäiseen urakkaan kuulumattomia töitä tehtiin
- miksi työ oli tarpeellinen
- missä ja milloin työ tehtiin
- kuinka laaja työ oli
- mitä materiaaleja tai kalustoa siihen käytettiin
Tällöin vaihtoehdot ovat usein huonoja: lisätyötä ei laskuteta, laskua pienennetään tai asiasta käydään pitkä keskustelu asiakkaan kanssa.
Dokumentointi ei siis ole vain laadunvarmistusta. Se on myös laskutuksen lähtötietoa ja keino suojata projektin katetta.
5. Reklamaatiot ja riitatilanteet
Reklamaatiossa ratkaisevaa ei aina ole se, mitä työmaalla tapahtui. Ratkaisevaa on, mitä tapahtuneesta pystytään osoittamaan jälkikäteen.
Ilman selkeää kuva-aineistoa yritys joutuu nojaamaan ihmisten muistiin, viestiketjuihin ja hajanaisiin tiedostoihin. Mitä enemmän aikaa tapahtuneesta on kulunut, sitä epävarmemmaksi kokonaisuus muuttuu.
Hyvä dokumentointi voi auttaa selvittämään esimerkiksi:
- oliko vaurio olemassa ennen työn aloittamista
- toteutettiinko työ sovitulla tavalla
- miltä peittyvä rakenne näytti ennen seuraavaa työvaihetta
- milloin työvaihe valmistui
- kuuluiko väitetty puute oman yrityksen vastuulle
Kaikki reklamaatiot eivät tietenkään ratkea valokuvalla. Mutta selkeä, ajallisesti ja paikallisesti kohdistettu aineisto lyhentää selvitystä ja vähentää tilanteita, joissa yritys joutuu kantamaan kustannuksen vain siksi, ettei parempaa näyttöä ole saatavilla.
6. Luovutuksen ja takuuajan ylimääräinen työ
Dokumentoinnin tarve ei pääty siihen, kun työmaa valmistuu.
Luovutuksessa tilaaja voi pyytää kuvia toteutuksesta, peittyvistä työvaiheista tai tietyistä rakenteista. Takuuaikana puolestaan voidaan selvittää, mistä havaittu ongelma johtuu ja kenen vastuulle se kuuluu.
Jos aineisto on hajallaan eri työntekijöiden puhelimissa ja viestiketjuissa, sen kokoaminen jälkikäteen voi olla oma projektinsa. Lisäksi osa tiedosta voi kadota kokonaan esimerkiksi henkilöstövaihdoksen tai puhelimen vaihtumisen yhteydessä.
Järjestelmällinen dokumentointi tekee projektin historiasta yrityksen omaisuutta yksittäisen työntekijän muistin sijaan.
Esimerkkilaskelma: pienistä hukista yli 24 000 euroa vuodessa
Kuvitellaan rakennusalan yritys, jossa työskentelee 15 kenttätyöntekijää ja kolme työnjohtajaa. Alla oleva laskelma on suuntaa antava esimerkki – ei alan keskiarvo.
Kenttähenkilöstön tiedon etsiminen
- 15 työntekijää
- keskimäärin 5 minuuttia päivässä
- työn kokonaiskustannus 35 €/h
- 220 työpäivää vuodessa
Vuosikustannus: 9 625 €
Työnjohdon selvitystyö
- 3 työnjohtajaa
- keskimäärin 15 minuuttia päivässä
- työn kokonaiskustannus 50 €/h
- 220 työpäivää vuodessa
Vuosikustannus: 8 250 €
Ylimääräiset työmaakäynnit
- 10 vältettävissä olevaa käyntiä vuodessa
- matkojen ja työajan kustannus 250 €/käynti
Vuosikustannus: 2 500 €
Laskuttamatta jääneet lisätyöt
- vuoden aikana yhteensä 4 000 €
Vuosikustannus: 4 000 €
Näillä oletuksilla puutteellisen dokumentointitavan tunnistettava kustannus olisi yhteensä:
24 375 euroa vuodessa
Laskelmassa ei ole mukana reklamaatioiden, viivästysten, katkenneen keskittymisen tai mainehaitan kustannuksia. Tarkoitus ei ole väittää, että jokainen yritys menettää saman summan, vaan näyttää, kuinka nopeasti pienet päivittäiset hukat kasvavat vuositasolla.
Miksi kustannus jää johdolta helposti piiloon?
Puutteellinen dokumentointi harvoin aiheuttaa yhtä suurta ja helposti tunnistettavaa laskua. Kustannus jakautuu eri henkilöille, projekteille ja ajankohdille.
Kenttätyöntekijä käyttää muutaman minuutin kuvan etsimiseen. Työnjohtaja vastaa yhteen puheluun. Projektipäällikkö selvittää reklamaatiota. Laskuttaja jättää epäselvän lisätyön odottamaan. Auto käy kerran ylimääräisen matkan työmaalle.
Yksittäin tapahtumat näyttävät tavalliselta työltä. Yhdessä ne muodostavat prosessiongelman.
Siksi nykyistä toimintatapaa ei kannata arvioida vain sen perusteella, maksaako käytetty viestintä- tai tallennusväline jotain. Ilmainen työkalu voi olla yritykselle kallis, jos sen käyttäminen kasvattaa manuaalista työtä ja liiketoimintariskiä.
Näin arvioit oman dokumentointitapanne kustannukset
Aloita viidestä kysymyksestä:
- Kuinka monta minuuttia työntekijät käyttävät päivässä kuvien ja työmaatietojen etsimiseen?
- Kuinka usein työnjohto joutuu kysymään kentältä, mitä kohteessa tehtiin?
- Kuinka monta ylimääräistä työmaakäyntiä puuttuva tieto aiheuttaa vuodessa?
- Kuinka paljon lisätöitä jää laskuttamatta tai niiden laskutuksesta joudutaan neuvottelemaan?
- Kuinka paljon aikaa reklamaatioiden ja luovutusaineiston kokoamiseen käytetään?
Jo karkea arvio tekee näkymättömästä kustannuksesta näkyvän.
Kaikkia ongelmia ei tarvitse yrittää muuttaa euroiksi heti. Ensimmäisessä tarkastelussa riittää, että tunnistatte toistuvat tilanteet, niihin osallistuvat ihmiset ja niihin kuluvan ajan.
Millainen dokumentointitapa vähentää kustannuksia?
Toimiva työmaadokumentointi ei tarkoita sitä, että kuvia otetaan mahdollisimman paljon. Tavoitteena on, että olennainen tieto syntyy osana työtä ja löytyy myöhemmin ilman erillistä selvitystä.
Hyvä toimintatapa täyttää ainakin seuraavat ehdot:
- dokumentointi on kentällä riittävän nopeaa ja helppoa
- kuvat yhdistyvät automaattisesti oikeaan projektiin, aikaan ja paikkaan
- työntekijöillä on yhteiset ohjeet siitä, mitä dokumentoidaan
- työnjohto ja toimisto näkevät aineiston ilman erillistä pyytämistä
- kuvat säilyvät yrityksen hallinnassa henkilövaihdoksista riippumatta
- aineisto voidaan löytää ja jakaa nopeasti myös projektin päätyttyä
Oleellista on poistaa ne työvaiheet, joissa ihmiset etsivät, kyselevät, siirtävät ja kokoavat tietoa käsin.
Dokumentointi kannattaa nähdä kannattavuuden suojana
Työmaadokumentointi mielletään helposti hallinnolliseksi velvollisuudeksi: kuvia otetaan, koska niitä saatetaan joskus tarvita.
Johdon näkökulmasta kyse on kuitenkin laajemmasta asiasta. Dokumentointi vaikuttaa työajan käyttöön, laskutukseen, riskienhallintaan, asiakaskokemukseen ja projektien kannattavuuteen.
Hyvä dokumentointi ei välttämättä näy näyttävänä muutoksena arjessa. Se näkyy siinä, että oikea tieto löytyy ilman puhelukierrosta, lisätyö päätyy laskulle ja epäselvyys voidaan ratkaista ennen kuin siitä muodostuu kallis ongelma.
Siksi tärkein kysymys ei ole, paljonko dokumentointitapa maksaa.
Tärkein kysymys on, paljonko nykyinen tapa maksaa yritykselle jo nyt.
Arvioi nykyisen dokumentointitapanne kustannukset
Laske muutamassa minuutissa, kuinka paljon aikaa ja rahaa yrityksessänne voi kulua työmaakuvien etsimiseen ja muuhun selvitystyöhön.
