Kiinteistönhoidon arjessa työtä tehdään nopeassa tahdissa vaihtelevissa olosuhteissa. Kun ränni puhdistetaan, katto korjataan tai piha hiekoitetaan, siirrytään heti seuraavaan kohteeseen. Jälkikäteen saattaa kuitenkin herätä kysymys siitä, mitä tarkalleen ottaen tehtiin, milloin ja kuka työn suoritti. Lakisääteiset velvoitteet sekä mahdolliset riitatilanteet vaativat, että tehdyistä töistä jää luotettava ja selkeä todiste.
Huoltoraporttien, valokuvien ja muiden dokumenttien säilyttäminen on hyvän tavan lisäksi useissa tilanteissa suoraan lakiin perustuva velvollisuus. Järjestelmällinen kiinteistöjen dokumentointi suojaa huoltoyhtiötä taloudellisilta korvauksilta. Samalla se auttaa isännöitsijää todistamaan, että kiinteistöä on hoidettu huolellisesti. Siksi on tärkeää ymmärtää, mitä säädökset sanovat säilytysajoista ja kuinka pitkään erilaisten huoltotöiden dokumentteja on säilytettävä.
Suomessa kiinteistönpitoon ja huoltotöihin liittyy useita lakeja, jotka asettavat tarkkoja aikarajoja materiaalien säilyttämiselle. Moni huoltoyritys mieltää raportit vain sisäisiksi muistiinpanoiksi, mutta todellisuudessa ne toimivat usein laskutuksen ja kirjanpidon virallisina liitteinä. Suomen kirjanpitolain mukaan kirjanpitoaineisto, johon kuuluvat myös liikesuhteeseen liittyvät tositteet ja niiden liitteenä olevat huoltoraportit, on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi on päättynyt. Käytännössä huoltotyön todentava dokumentti ja siihen liittyvät valokuvat on pystyttävä esittämään vielä vuosien päästä Verohallinnon tarkastuksessa, mikäli työstä on lähetetty lasku.
Asunto-osakeyhtiölaki puolestaan asettaa taloyhtiön hallitukselle ja isännöitsijälle huolellisuusvelvoitteen. Taloyhtiön on kyettävä osoittamaan, että kiinteistön kunnossapidosta on huolehdittu ajallaan ja asianmukaisesti. Tehdyt huoltoraportit muodostavat tärkeän osan taloyhtiön elinkaarihistoriaa. Sopimusoikeudelliset vastuut ja rakennusurakoita koskevat yleiset sopimusehdot määrittelevät urakoitsijan takuuajan jälkeisen vastuun kymmeneksi vuodeksi, jos kyseessä on törkeä laiminlyönti tai piilevä virhe. Kymmenen vuoden säilytysaika onkin monessa huolto- ja korjaustyössä turvallisin nyrkkisääntö.
Suomen talvi ja vaihtelevat sääolosuhteet asettavat kiinteistönhoidolle kovat vaatimukset. Liukkaudentorjunta ja lumikuormien seuranta ovat vastuullisia tehtäviä, joihin liittyy suuri korvausvastuu. Jos jalankulkija liukastuu taloyhtiön pihalla ja loukkaantuu, korvausvaatimukset voivat nousta huomattavan suuriksi. Lain mukaan kiinteistönomistajalla ja sen valtuuttamalla huoltoyhtiöllä on korostunut huolellisuusvelvollisuus. Vahingon sattuessa todistakka kääntyykin usein niin, että huoltoyhtiön on kyettävä todistamaan hiekoituksen ja lumitöiden tekeminen ajallaan sekä oikeaoppisesti.
Vahingonkorvausoikeudelliset vaateet vanhentuvat yleisen säännön mukaan kolmessa vuodessa siitä, kun vahingon kärsinyt sai tietää vahingosta ja sen aiheuttajasta. Laki velan vanhentumisesta kuitenkin määrittää, että lopullinen takaraja vaatimusten esittämiselle voi olla jopa kymmenen vuotta itse tapahtuman jälkeen. Ilman tarkkaa päiväkirjaa tai valokuvia pihan kunnosta ja hiekoituksen ajoituksesta huoltoyritys on riitatilanteessa heikoilla. Aikaleimalla ja sijaintitiedoilla varustettu valokuva toimii pitävänä todisteena siitä, että velvoitteet on täytetty asianmukaisesti.
Monessa huoltoyrityksessä arki pyörii pikaviestimien, kuten WhatsAppin, varassa. Työntekijät ottavat kuvia korjauskohteista ja lähettävät ne työnjohdolle viestiryhmässä. Vaikka tapa tuntuu helpolta ja nopealta, se tuo mukanaan tietoturva- ja toimintariskejä. Viestipalvelut esimerkiksi pakkaavat kuvat voimakkaasti, jolloin niiden laatu heikkenee huomattavasti. Jälkikäteen kuvasta ei välttämättä enää erota tärkeitä yksityiskohtia, kuten halkeaman suuruutta tai asennuksen tarkkaa laatua.
Tämän lisäksi tietosuojalainsäädäntö (GDPR) asettaa omat rajoituksensa sille, miten asiakas- ja henkilötietoja saa käsitellä. Jos työntekijöiden omilla puhelimilla säilytetään kuvia, joissa näkyy asukkaiden nimitietoja tai esimerkiksi autojen rekisterikilpiä, liikutaan juridisesti harmaalla alueella. Ongelmia syntyy myös silloin, kun työntekijä vaihtaa työpaikkaa tai puhelin rikkoutuu. Mikäli vuosia kertyneet kuvatodisteet ovat olleet vain yksittäisen asentajan laitteessa, ne katoavat herkästi laitevaihdon tai irtisanoutumisen myötä.
Toimistotyöntekijöiltä kuluu valtavasti työaikaa vanhojen kuvien etsimiseen eri keskusteluketjuista ja niiden manuaaliseen siirtämiseen sekaviin kansiorakenteisiin. Työajan tuhlaaminen tietojen etsimiseen ja siirtämiseen heikentää suoraan yrityksen kannattavuutta.
Laadukas ja järjestelmällinen kiinteistöjen dokumentointi toimii huoltoyhtiön käyntikorttina. Se vahvistaa luottamusta isännöitsijöiden ja kiinteistön omistajien suuntaan. Kun jokainen huoltotyö, rännin puhdistus and korjaus tallennetaan selkeäksi historiaksi, isännöitsijän ei tarvitse arvailla työn toteutusta. Tietojen helppo löydettävyys säästää isännöitsijältä tuntikausia selvittelytyötä ja helpottaa taloyhtiön pitkäjänteistä elinkaaren hallintaa.
Yhteistyö tehostuu huomattavasti, kun huoltokuvien ja -raporttien selaaminen sekä jakaminen sujuu sekunneissa. Jos osakas tai hallituksen jäsen kysyy tehdyistä remonteista tai tarkastuksista, isännöitsijä voi jakaa valmiin kuvalinkin tai raportin suoraan eteenpäin ilman puhelinrumbaa huoltoyhtiön suuntaan. Tämä luo luotettavan ja ammattimaisen kuvan huoltoyrityksen toiminnasta.
Arkiston luomisen suurin haaste on usein työntekijöiden kuormittaminen ylimääräisellä raportointivaivalla. Paras ratkaisu onkin tuoda dokumentointi osaksi kenttätyötä niin, että se vie mahdollisimman vähän aikaa. Kun työntekijä ottaa valokuvan kohteessa, järjestelmä tallentaa kuvan heti oikean kohteen kansioon tarvittavilla taustatiedoilla. Näin arkisto pysyy itsestään järjestyksessä ilman, että kenenkään tarvitsee siirrellä tiedostoja käsin työpäivän päätteeksi.
Tämä säästää huoltotyöntekijöiden ja työnjohdon työtunteja joka viikko. Automaattisesti luotavat, selkeät raportit ovat välittömästi valmiina lähetettäväksi eteenpäin isännöinnille tai tilaajalle. Tämä nopeuttaa myös laskutusta ja vähentää jälkikäteen tehtäviä korjausvaatimuksia.
Kokeile Pictue-sovellusta maksutta ja säästä arvokasta työaikaa kentällä ja toimistossa.
Kokeile Pictue-sovellusta maksuttaHelposti saatavilla oleva arkisto on huoltoyhtiön vahvin turva jälkikäteen syntyvissä riitatilanteissa. Kun dokumentointi hoidetaan fiksusti ja vaivattomasti suoraan kohteessa, lakisääteiset velvoitteet täyttyvät ilman raskasta toimistoruljanssia. Näin yritys voi keskittyä ydinosaamiseensa – eli kiinteistöjen laadukkaaseen ylläpitoon.