Moni kiinteistöhuollon, isännöinnin ja kiinteistönhoidon ammattilainen kohtaa työssään saman haasteen. Puhelimen muisti täyttyy kuvista, joissa näkyy korjattuja putkia, kattojen kunnostuksia, lumenpudotuksen jälkiä ja erilaisia huoltohavaintoja. Kun asiakas, yhteistyökumppani tai viranomainen pyytää todisteita tehdyistä töistä kuukausia myöhemmin, alkaa kuvien etsiminen. WhatsApp-keskustelut, sähköpostit ja työntekijöiden omat puhelimet käydään läpi, eikä oikeaa kuvaa silti aina löydetä.
Kiinteistöjen dokumentointi vaatii järjestelmällistä otetta, jotta tiedot pysyvät tallessa ja ovat käytettävissä silloin, kun niitä tarvitaan. Usein ensimmäinen ratkaisu on ottaa käyttöön jokin maksuton tai yrityksellä jo käytössä oleva pilvikansio, kuten Google Drive tai OneDrive. Nämä palvelut tarjoavat helpon tavan tallentaa tiedostoja pilveen, mutta ne voivat hankaloittaa kenttätyön ja toimiston välistä tiedonkulkua. Kun kuvamäärät kasvavat, pelkkä tiedostojen säilöminen ei enää takaa, että ne löydetään nopeasti.
Seuraavassa vertaillaan yleisten pilvikansioiden ja kiinteistöalalle suunniteltujen erillisohjelmistojen eroja käytännön työssä. Vertailu osoittaa, miten valittu ratkaisu vaikuttaa kenttätyöntekijöiden arkeen, työnjohdon ajankäyttöön sekä dokumentoinnin luotettavuuteen.
Google Driven kaltaiset yleiset pilvipalvelut ovat suosittuja monilla toimialoilla, ja siihen on selkeät perusteet. Ne ovat useimmille työntekijöille tuttuja arjesta, joten kynnys niiden käyttämiseen on matala. Erillistä koulutusta järjestelmän peruskäyttöön ei yleensä tarvita, ja alkuun pääsee nopeasti luomalla muutaman kansion eri kohteille.
Kustannustehokkuus on toinen merkittävä tekijä. Perustason tallennustila sisältyy usein jo valmiiksi yrityksen käytössä oleviin toimisto-ohjelmistopaketteihin, joten uutta ohjelmistolisenssiä ei välttämättä tarvitse hankkia. Palvelut tarjoavat joustavan tavan jakaa kansioita sähköpostitse eri osapuolille, kuten alihankkijoille tai tilaajille.
Nämä järjestelmät on kuitenkin kehitetty ensisijaisesti toimistotiedostojen, kuten tekstiasiakirjojen, PDF-raporttien ja taulukoiden, tallentamiseen ja jakamiseen. Ne toimivat hyvin, kun tiedostoja käsitellään tietokoneella toimistoympäristössä. Tilanne muuttuu, kun siirrytään kentälle. Liikkuvassa työssä kuvia otetaan vesisateessa tai pakkasessa, jolloin monimutkaisten kansiorakenteiden selaaminen ja tiedostojen manuaalinen siirtäminen puhelimen selaimella on hidasta ja vaivalloista.
Yleisten pilvikansioiden suurin käytännön ongelma liittyy kurinalaisen kansiorakenteen ylläpitoon. Jotta kuvapankki pysyisi selkeänä, jokaisen työntekijän pitäisi nimetä ottamansa kuvat samalla kaavalla ja sijoittaa ne täsmälleen oikeaan alikansioon heti työn jälkeen.
Käytännön työssä tämä on vaikeaa. Kiireen keskellä kentällä otettu kuva päätyy helposti väärään kansioon tai se jää kokonaan siirtämättä puhelimesta yhteiseen pilveen. Kun kuvatiedoston nimeksi jää laitteen antama koodi ilman viitettä sijaintiin, päivämäärään tai työn luonteeseen, sen löytäminen vaatii jokaisen kuvan selaamista yksitellen. Työnjohdolta kuluu paljon työaikaa kuvien lajitteluun ja nimeämiseen työpäivän päätteeksi.
Tietojen käsin syöttäminen ja kansioiden järjestely vievät aikaa, joka on pois tuottavasta asiakastyöstä ja kentän ohjaamisesta. Lisäksi ilman automaattista paikannusta ja standardoitua aikaleimaa on vaikea osoittaa aukottomasti, milloin ja missä kuva on otettu. Puutteelliset tiedot heikentävät dokumentoinnin luotettavuutta tilanteissa, joissa tehdystä työstä tai vahingon syntyajankohdasta syntyy epäselvyyttä asiakkaan tai vakuutusyhtiön kanssa.
Kiinteistöalalle ja kenttätyöhön suunnatut erilliset sovellukset on rakennettu ratkaisemaan juuri ne ongelmat, joita ulkona huoltotöissä kohdataan. Ohjelmistot hyödyntävät puhelimen GPS-paikannusta ja automaattisia aikaleimoja. Tämän ansiosta suurin osa manuaalisesta kirjaustyöstä jää kokonaan pois.
Kun työntekijä ottaa kuvan kohteessa, järjestelmä tunnistaa sijainnin perusteella oikean kiinteistön ja kohdistaa kuvan automaattisesti oikeaan paikkaan. Kentällä ei siten tarvitse selata monimutkaisia kansiorakenteita huonoissa sääolosuhteissa. Kuva tallentuu sekunneissa oikean osoitteen alle ja on heti toimiston sekä työnjohdon nähtävillä ilman manuaalista työtä työpäivän päätteeksi.
Automaatio poistaa unohdusten riskin. Kuvat eivät jää lojumaan työntekijöiden omiin puhelimiin tai huku pikaviestiketjuihin, vaan ne muodostavat luotettavan dokumentaatioketjun. Työnjohtajan ei tarvitse kysellä kuvien perään tai käyttää iltojaan niiden lajitteluun tietokoneella.
Yleiset pilvikansiot on suunniteltu pääasiassa toimistokäyttöön, mikä näkyy kenttätyössä seuraavina piirteinä:
Kohdennettu sovellus tekee kenttätyöstä suoraviivaista ja pitää tiedot automaattisesti järjestyksessä:
Kiinteistöalalla ja kiinteistönhoidossa dokumentointi tukee sisäisen arkistoinnin lisäksi asiakassuhteiden ylläpitoa ja vastuunrajoitusta. Esimerkiksi talvikunnossapidossa lumitöiden ja hiekoitusten luotettava todentaminen on tärkeää mahdollisten liukastumistapaturmien ja niistä aiheutuvien korvausvaatimusten varalta. Viranomaisten ohjeistuksen mukaan huolellinen kirjanpito tehdyistä toimenpiteistä osoittaa huolellisuusvelvoitteen täyttymisen.
Jos käytössä on pelkkä vapaamuotoinen pilvikansio, oikean hiekoituskuvan etsiminen laajasta tiedostomassasta voi viedä tunteja. Kun kuvapankki on järjestetty fiksusti ja jokaisesta suoritetusta toimenpiteestä on tallessa tarkka paikkatieto sekä aikaleima, asiakkaalle tai vakuutusyhtiölle voidaan toimittaa selkeä raportti muutamalla klikkauksella. Selkeä dokumentaatio säästää aikaa ja rahaa mahdollisissa riitatilanteissa.
Asiantuntevasti hoidettu kiinteistöjen dokumentointi herättää luottamusta myös tilaajissa. Kun isännöitsijä tai kiinteistön omistaja saa säännöllisesti selkeät kuvalliset raportit tehdyistä huolloista ja havaituista vioista, he näkevät heti tehdyn työn arvon. Ajantasainen tiedonkulku vähentää turhaa kyselyä ja epäselvyyksiä, mikä helpottaa sekä työnjohdon että kenttätyöntekijöiden päivittäistä toimintaa.
Unohda sekavat WhatsApp-ryhmät, monimutkaiset kansiorakenteet ja kadonneet kuvat. Pictue tarjoaa helppokäyttöisen sovelluksen, joka säästää kenttätyöntekijöiden ja työnjohdon aikaa. Automaattisen GPS-paikannuksen ansiosta kuvat kohdistuvat suoraan oikeisiin kohteisiin täysin itsestään.
Tutustu Pictue-sovellukseen kiinteistönhoidossaValinta yleisen pilvikansion ja erikoissuunnitellun sovelluksen välillä riippuu yrityksen tarpeista ja toiminnan laajuudesta. Pienessä, muutaman kuvan kuukausitahdilla toimivassa yrityksessä manuaalinen kansioiden ylläpito voi toimia tyydyttävästi. Kun kohteiden määrä kasvaa ja työntekijöitä on useampia, manuaalinen järjestely alkaa viedä liikaa aikaa varsinaiselta työnteolta.
Investoimalla helppokäyttöiseen, suoraan kenttätyöhön suunniteltuun työkaluun varmistetaan, että kuvamateriaali tallentuu luotettavasti ilman ylimääräistä vaivaa. Kun kuvaaminen kentällä vie vain sekunteja, dokumentointi tulee tehdyksi rutiininomaisesti jokaisessa kohteessa. Työnjohdon aikaa säästyy tuottavampaan työhön, ja yritys pystyy tarjoamaan luotettavaa sekä läpinäkyvää asiakaspalvelua.