Työmaalla otetaan usein paljon kuvia. Silti oikean kuvan löytäminen voi olla vaikeaa juuri silloin, kun sitä tarvitaan.
Kuvat voivat olla työntekijöiden puhelimissa, WhatsApp-ryhmissä, Teamsissa, sähköposteissa, verkkolevyillä ja eri projektijärjestelmissä. Niin kauan kuin projekti on pieni ja kaikki muistavat, mitä työmaalla tapahtui, toimintatapa voi vaikuttaa riittävältä.
Ongelmat alkavat yleensä silloin, kun työmaiden, työntekijöiden ja kuvien määrä kasvaa:
Työmaadokumentoinnin tarkoitus on varmistaa, että tehdystä työstä jää luotettava, järjestetty ja myöhemmin löydettävä aineisto.
Hyvässä toimintatavassa työntekijä dokumentoi työn osana normaalia työvaihetta. Kuva yhdistyy oikeaan projektiin, aikaan, sijaintiin ja työvaiheeseen jo kentällä. Työnjohto näkee aineiston ilman erillistä kyselemistä, ja tarvittavat kuvat voidaan löytää sekä jakaa vielä projektin päättymisen jälkeen.
Kuinka paljon työaikaa kuluu kuvien siirtämiseen, nimeämiseen ja etsimiseen?
Kokeile työmaadokumentoinnin kustannuslaskuria
Työmaadokumentointi tarkoittaa työmaan lähtötilanteen, työvaiheiden, havaintojen, poikkeamien ja valmistuneen työn järjestelmällistä tallentamista.
Dokumentaatio voi sisältää esimerkiksi:
Kuvadokumentointi on yksi työmaadokumentoinnin tärkeimmistä osista. Kuva näyttää työmaan tilanteen, työn toteutuksen ja valmistuneen lopputuloksen tavalla, jota voi olla vaikea kuvata pelkällä tekstillä.
Pelkkä kuva ei kuitenkaan vielä ole hyvää dokumentaatiota.
Satunnainen työmaakuva kertoo, miltä jokin näytti. Dokumentoidusta työmaakuvasta selviää lisäksi:
Hyvä työmaadokumentointi ei tarkoita mahdollisimman suurta kuvamäärää. Se tarkoittaa, että oikeat asiat dokumentoidaan oikeaan aikaan ja aineisto löytyy myöhemmin ilman erillistä selvitystyötä.
Lue myös: 14 vinkkiä työmaan onnistuneeseen kuvadokumentointiin
Dokumentoinnin arvo näkyy usein vasta myöhemmin, kun työn eteneminen, laatu tai tapahtumien kulku pitää pystyä osoittamaan.
Ajantasaiset työmaakuvat auttavat työnjohtoa muodostamaan tilannekuvan siitä, mitä kohteissa on tehty ja missä vaiheessa työ etenee.
Työnjohtajan ei tarvitse pyytää jokaista kuvaa erikseen tai käydä fyysisesti tarkistamassa kaikkia työvaiheita. Kun aineisto tallentuu yhteiseen paikkaan, työmaan tilannetta voidaan seurata myös etänä.
Pictuen infrarakentamisen asiakkaat hyödyntävät reaaliaikaista kuvavirtaa työn etenemisen seuraamisessa ja vähentävät tarvetta kuvien erilliseen lähettelyyn eri osapuolten välillä.
Kuvilla voidaan varmistaa, että työ on toteutettu sovitulla tavalla ennen seuraavaan työvaiheeseen siirtymistä.
Dokumentointi on erityisen tärkeää silloin, kun rakenteet, asennukset tai liitokset jäävät myöhemmin maan, valun, pinnoitteen tai muun rakenteen alle.
Kun työvaihe on peitetty, sen toteutusta voi olla vaikea tarkistaa ilman rakenteen avaamista.
Hyvin dokumentoitu aineisto auttaa osoittamaan:
Kuvat eivät automaattisesti ratkaise kaikkia erimielisyyksiä. Ne voivat kuitenkin vähentää muistikuviin, oletuksiin ja ristiriitaisiin kertomuksiin perustuvaa selvittelyä.
Pictuen referensseissä asiakkaat nostavat kuvadokumentoinnin käyttötavoiksi muun muassa laadunvalvonnan, reklamaatioiden hallinnan, laskutuksen tukemisen ja työn etenemisen seurannan.
Työmaalla syntyy usein tilanteita, joita ei voitu ennakoida projektin alussa.
Jos lähtötilannetta, poikkeamaa tai lisätyön tarvetta ei dokumentoida, työn perusteleminen tilaajalle voi olla vaikeaa.
Hyvä aineisto näyttää:
Dokumentoinnin kustannus ei yleensä synny kuvan ottamisesta. Se syntyy myöhemmin, kun kuvia:
Pienet toistuvat työvaiheet voivat yhdessä muodostaa merkittävän kustannuksen, vaikka yksittäinen keskeytys vaikuttaisi vähäiseltä.
Lue tarkemmin: Mitä puutteellinen työmaadokumentointi oikeasti maksaa?
Tarkka dokumentointitarve riippuu projektista, työn luonteesta, sopimuksista, tilaajan vaatimuksista ja yrityksen omasta laadunvarmistuksesta.
Toimiva perusmalli on jakaa dokumentointi kolmeen vaiheeseen:
Ennen työn alkua kannattaa dokumentoida kohteen lähtötilanne riittävän laajasti.
Kuvattavia asioita voivat olla:
Pelkkä lähikuva vauriosta ei yleensä riitä. Ota lisäksi laajempi kuva, josta vaurion sijainti ja ympäristö voidaan tunnistaa.
Pictuen asiakasesimerkissä ennakkokuvia käytetään lähtötilanteen osoittamiseen, reklamaatioiden käsittelyyn, työnseurantaan ja laskutuksen tukemiseen.
Työn aikana kannattaa dokumentoida erityisesti työvaiheet, joita ei voida myöhemmin tarkistaa.
Esimerkkejä:
Dokumentointi kannattaa tehdä tapahtumahetkellä. Jos kuvaaminen jätetään työpäivän loppuun, osa tärkeistä yksityiskohdista voi olla jo peitetty tai unohtunut.
Valmistuneesta työstä kannattaa dokumentoida:
Hyvä lopputuloskuva osoittaa sekä sen, että työ tehtiin, että sen, missä kunnossa kohde oli työn päättyessä.
Yksi kuva ei aina kerro riittävästi.
Hyvä dokumentaatio muodostuu usein:
Työmaadokumentointi onnistuu vain, jos toimintatapa sopii työntekijän normaaliin työpäivään.
Jos kuvan tallentaminen vaatii pitkän lomakkeen täyttämistä, useita kirjautumisia tai kuvien siirtämistä myöhemmin tietokoneelle, dokumentointi jää helposti tekemättä.
Toimivan kenttäprosessin pitäisi olla mahdollisimman yksinkertainen:
Kuvia ei pitäisi joutua työpäivän jälkeen:
Dokumentointia ei kannata käsitellä erillisenä hallinnollisena tehtävänä, joka tehdään myöhemmin.
Parempi toimintaperiaate on:
Työvaihe ei ole valmis ennen kuin sovittu dokumentaatio on tallennettu.
Kun kuvaaminen sidotaan työvaiheen valmistumiseen, se ei jää työntekijän muistin tai työpäivän lopussa jäljellä olevan ajan varaan.
Työmailla, kaivannoissa, kellareissa, tunneleissa ja haja-asutusalueilla verkkoyhteys voi olla heikko tai puuttua kokonaan.
Dokumentointitavan pitäisi mahdollistaa kuvien ottaminen myös ilman toimivaa yhteyttä. Kuvien pitää säilyä laitteella ja siirtyä yhteiseen järjestelmään yhteyden palattua.
Pictuen sivustolla offline-toiminta nostetaan yhdeksi tavaksi dokumentoida myös kentättömissä tiloissa ja haastavissa kenttäolosuhteissa.
Työmaakuva menettää suuren osan arvostaan, jos sen yhteydestä puuttuu asiayhteys.
Kuva avoimesta kaivannosta voi olla teknisesti hyvä, mutta ilman lisätietoja ei välttämättä tiedetä:
Työmaakuvan yhteyteen kannattaa tallentaa ainakin seuraavat tiedot.
Aikaleiman avulla kuva voidaan yhdistää projektin aikajanaan ja oikeaan työvaiheeseen.
Sijaintitieto auttaa osoittamaan, missä kuva on otettu.
Tämä on erityisen tärkeää laajoilla työmailla, infrastruktuurihankkeissa ja kohteissa, joissa työ etenee pitkällä matkalla tai useissa eri pisteissä.
Kuvan pitää liittyä yksiselitteisesti oikeaan projektiin jo kuvaushetkellä.
Jos yhteys projektiin tehdään vasta myöhemmin, riski kuvien jäämisestä väärään paikkaan kasvaa.
Pelkkä projektin nimi ei välttämättä riitä, jos saman projektin aikana syntyy tuhansia kuvia.
Kuvaan voidaan liittää esimerkiksi:
Tieto kuvaajasta helpottaa lisätietojen kysymistä ja tapahtumien selvittämistä.
Kommenttia tarvitaan silloin, kun kuva ei yksin kerro kaikkea.
Kommentin ei kuitenkaan pitäisi olla ainoa tapa luokitella kuvia. Vapaamuotoisen tekstin lisäksi tarvitaan yhteisiä, rakenteisia valintoja.
Hyvä periaate on automatisoida kaikki tiedot, jotka voidaan automatisoida, ja pyytää työntekijää lisäämään vain työn kannalta tarpeelliset tiedot.
Pictuen asiakkaiden kuvauksissa kuviin liitetään jo kuvausvaiheessa muun muassa kuvausaika, sijainti, projekti, työvaihe ja kuvaaja.
Kuvien tallentaminen ja kuvien löytäminen ovat kaksi eri asiaa.
Kuva voi olla turvallisesti tallessa pilvipalvelussa mutta silti käytännössä kadoksissa, jos kukaan ei tiedä oikeaa kansiota, tiedostonimeä tai päivämäärää.
Toimivan kuvahallinnan pitäisi auttaa vastaamaan esimerkiksi seuraaviin hakuihin:
Kansiot voivat toimia pienessä kuvamäärässä, mutta niiden ylläpito edellyttää yhteisiä nimeämiskäytäntöjä ja kurinalaista tallentamista.
Ongelmia syntyy helposti, kun:
Rakenteisten tietojen avulla sama kuva voidaan löytää projektin, sijainnin, päivämäärän, työvaiheen ja kuvaajan perusteella ilman, että kuvaa kopioidaan useisiin kansioihin.
Karttapohjainen tarkastelu on erityisen hyödyllinen infrarakentamisessa, verkostotöissä, kunnossapidossa ja laajoissa ulkokohteissa.
Jos käyttäjä muistaa kuvan sijainnin mutta ei projektin nimeä tai tarkkaa päivämäärää, kuva voidaan etsiä suoraan kartalta.
Pictuen galleria- ja karttanäkymien välillä voidaan vaihtaa niin, että valitut suodatukset säilyvät. Galleriasta kuvia voidaan tarkastella, valita, jakaa ja ladata.
Arvioi nykyistä toimintatapaa tällä kysymyksellä:
Löytäisittekö 30 sekunnissa viime syksynä tietystä kohteesta ennen rakenteen peittämistä otetut kuvat?
Jos vastaus on “todennäköisesti, kunhan löydämme oikean henkilön”, kuvat eivät ole vielä aidosti yrityksen hallinnassa.
Tutustu myös: Pictuen kuvadokumentoinnin ominaisuuksiin
Työmaadokumentaatiota tarvitaan usein myös oman organisaation ulkopuolella.
Aineistoa voidaan jakaa esimerkiksi:
Hyvä jakamistapa ei tarkoita koko kuva-arkiston avaamista vastaanottajalle.
Käyttäjän pitäisi voida:
Suurten sähköpostiliitteiden sijaan valittu aineisto voidaan jakaa linkillä tai viedä vastaanottajan tarvitsemaan muotoon.
Pictuella teet helposti kuvien ja projektien jakolinkit sidosryhmille sekä PDF- ja Excel-raportit.
Työmaadokumentointisovelluksen ei välttämättä tarvitse korvata yrityksen muita järjestelmiä.
Kenttätyöhön voidaan tarjota mahdollisimman helppo kuvaustapa ja siirtää aineisto automaattisesti yrityksen käyttämään projektinhallinta-, dokumentti- tai työnohjausjärjestelmään.
Pictue painottaa integraatioissa automaattisen arkistoinnin ja manuaalisten työvaiheiden vähentämistä.
Tutustu: Pictuen integraatioihin
Osa kuvista löytyy WhatsAppista, osa sähköpostista, osa Teamsista, osa puhelimista ja osa projektikansioista.
Yrityksellä ei ole yhtä paikkaa, josta oleellinen dokumentaatio löytyisi.
Työntekijän oletetaan siirtävän kuvat puhelimesta oikeaan kansioon työpäivän jälkeen.
Kiireessä siirto unohtuu, kuvat päätyvät väärään projektiin tai jäävät kokonaan henkilökohtaiselle laitteelle.
Kuva on tallessa, mutta siitä ei selviä tarkka sijainti, työvaihe tai kuvaamisen syy.
Tiedot joudutaan myöhemmin selvittämään kuvan ottajalta.
Kuvia otetaan vain valmiista työstä.
Jos myöhemmin syntyy epäselvyyttä olemassa olleesta vauriosta tai ympäristön kunnosta, vertailuaineistoa ei ole.
Dokumentointi yritetään tehdä vasta työvaiheen valmistuttua, jolloin rakenne on jo peitetty.
Asian tarkistaminen voi vaatia uuden työmaakäynnin tai rakenteen avaamisen.
Työntekijöille sanotaan vain: “Ottakaa tarpeeksi kuvia.”
Yksi ottaa kaksi yleiskuvaa, toinen kymmeniä lähes samanlaisia kuvia ja kolmas ei tiedä, mitä pitäisi dokumentoida.
Jos kuvan ottaminen ja tallentaminen vaatii liikaa vaiheita, työntekijä palaa helposti puhelimen kameraan tai WhatsAppiin.
Uusi järjestelmä otetaan käyttöön, mutta kuvia lähetetään edelleen myös WhatsAppiin, sähköpostiin ja kansioihin.
Dokumentaatio hajaantuu edelleen, eikä yritykselle muodostu yhtä luotettavaa tietolähdettä.
Työmaakuvien tallentamiseen ei ole yhtä kaikille sopivaa ratkaisua.
Sopiva tapa riippuu kuvien määrästä, käyttäjien määrästä, projektien kestosta ja siitä, kuinka tärkeää aineiston myöhempi löydettävyys on.
| Toimintatapa | Sopii parhaiten | Keskeinen rajoite |
|---|---|---|
| Nopeaan keskusteluun ja yksittäisten kuvien kommentointiin | Kuvat sekoittuvat keskusteluun ja vanhan aineiston löytäminen vaikeutuu | |
| Puhelimen kuvagalleria | Yksittäisen henkilön omiin kuviin | Yrityksen dokumentaatio jää henkilökohtaiselle laitteelle |
| Teams tai pilvikansiot | Pienen kuvamäärän keskitettyyn säilyttämiseen | Kuvien siirtäminen, nimeäminen ja kansiointi vaativat käsityötä |
| Laaja projektijärjestelmä | Projektin eri tietojen hallintaan yhdessä paikassa | Kenttäkäyttö voi olla raskasta, jos kuvan tallentaminen vaatii paljon vaiheita |
| Dokumentointisovellus | Jatkuvaan kenttäkuvaamiseen ja suurten kuvamäärien hallintaan | Edellyttää yhteistä käyttötapaa ja hallittua käyttöönottoa |
WhatsAppin vahvuuksia ovat nopeus, tuttuus ja reaaliaikainen keskustelu.
Se voi toimia hyvin akuuttien tilanteiden viestimiseen. Haasteet alkavat silloin, kun viestiketjusta pitäisi muodostaa pitkäaikainen ja järjestetty projektiarkisto.
Puhelimen kamera on työntekijälle nopea ja tuttu.
Yrityksen näkökulmasta ongelma on, että kuvat jäävät henkilökohtaiselle laitteelle ja niiden siirtäminen, nimeäminen sekä projektikohtainen järjestäminen tehdään vasta myöhemmin.
Teams, OneDrive ja muut pilvipalvelut voivat toimia hyvin valmiin aineiston säilytyspaikkana.
Haasteena on usein se, kuinka kuvat saadaan työmaalta oikeaan paikkaan ja oikeilla tiedoilla ilman erillistä käsityötä.
Laaja järjestelmä voi olla oikea valinta, kun tehtäviä, suunnitelmia, dokumentteja, tarkastuksia ja kustannuksia halutaan hallita yhdessä paikassa.
Kenttäkäyttö kannattaa kuitenkin testata oikeilla käyttäjillä. Jos pelkän kuvan tallentaminen vaatii liikaa vaiheita, dokumentointi jää helposti vajaaksi.
Erillinen dokumentointisovellus on perusteltu erityisesti silloin, kun:
Jos kuvia otetaan vähän, käyttäjiä on yksi ja aineistoa tarvitaan harvoin, yksinkertainen kansiorakenne voi edelleen riittää.
Paras järjestelmä ei ole se, jossa on eniten ominaisuuksia.
Paras järjestelmä on se, jota käytetään johdonmukaisesti myös kiireessä, huonossa säässä ja haastavissa työmaaolosuhteissa.
Älä yritä ratkaista kaikkea dokumentointia ensimmäisenä päivänä.
Valitse aluksi yksi konkreettinen tarve:
Kun toimintatapa toimii yhdessä käyttötapauksessa, sitä voidaan laajentaa.
Sopikaa selkeästi:
Kenttäkäyttäjää ei välttämättä motivoi se, että johto saa paremman raportin.
Hänelle kannattaa näyttää, miten uusi toimintatapa helpottaa hänen omaa työtään:
Muita kanavia voidaan edelleen käyttää keskusteluun, mutta varsinaisen dokumentaation pitäisi tallentua yhteen sovittuun paikkaan.
Jos uusi järjestelmä ja vanhat toimintatavat jatkavat rinnakkain, kuvat hajaantuvat edelleen.
Pilottia ei kannata arvioida vain toimiston tuote-esittelyssä.
Testatkaa:
Pictuen referensseissä helppokäyttöisyys yhdistyy siihen, että asentajat käyttävät sovellusta ja työnjohto pystyy seuraamaan työmaiden etenemistä ilman WhatsApp-kuvien manuaalista arkistointia.
Järjestelmää ei kannata valita pelkän ominaisuuslistan perusteella.
Arvioi koko ketjua kuvan ottamisesta sen löytämiseen, jakamiseen ja myöhempään hyödyntämiseen.
Valitse ratkaisu sen perusteella, kuinka hyvin se toimii tavallisen kenttätyöntekijän käsissä ja kuinka nopeasti työnjohto löytää tarvittavan aineiston myöhemmin.
Nykyistä toimintatapaa kannattaa arvioida uudelleen, jos:
Yksittäinen ongelma ei välttämättä tarkoita, että koko järjestelmä pitää vaihtaa.
Jos samat tilanteet toistuvat projektista toiseen, kyse ei kuitenkaan enää ole satunnaisesta unohduksesta. Kyse on toimintatavasta.
Arvioi nykyinen toimintatapanne laskurilla
Dokumentoinnin perusperiaatteet ovat samoja, mutta käyttötavat vaihtelevat toimialan mukaan.
Infrarakentamisessa korostuvat:
Pictuen infrarakentamisen sivulla käyttökohteiksi nostetaan muun muassa ennakkotilanteet, piiloon jäävien kaapeleiden työnaikaiset kuvat ja valmistuneen pinnan dokumentointi laskutusta varten.
Tutustu Pictueen infrarakentamisessa
Talorakentamisessa dokumentointia tarvitaan esimerkiksi:
Pictuen talorakentamisen sivulla korostuvat muun muassa kuvien säilyminen WhatsApp-ryhmien ulkopuolella, työvaiheiden seuraaminen ja luovutuskuvien jakaminen.
Tutustu Pictueen talorakentamisessa
Kiinteistönhoidossa kuvilla voidaan dokumentoida:
Pictuen kiinteistönhoidon sivulla dokumentaatiota kuvataan yhteisenä kuvapankkina, jonka avulla kiinteistöhuolto, isännöinti ja muut osapuolet voivat tarkastella aineistoa.
Tutustu Pictueen kiinteistönhoidossa
Kaupungeissa ja kunnissa dokumentointia voidaan käyttää esimerkiksi:
Pictuen kaupungeille ja kunnille suunnatulla sivulla kuviin liitettäviksi metatiedoiksi mainitaan muun muassa kuvausaika, sijainti, projekti, työvaihe ja kuvaaja.
Tutustu Pictueen kaupungeille ja kunnille
Pictue on kenttätyön kuvadokumentointiin suunniteltu mobiili- ja selainratkaisu.
Työntekijä ottaa kuvat mobiilisovelluksella. Kuvaan voidaan liittää sijainti, aikaleima, kuvaaja sekä organisaation määrittämät projekti- ja työvaihetiedot. Kuvat ovat tallennuksen jälkeen muiden käyttöoikeuden omaavien käyttäjien tarkasteltavissa yhteisessä galleriassa.
Pictuen avulla voidaan:
Pictuen tehtävä ei ole määritellä, mitä juuri teidän sopimuksissanne tai laadunvarmistuksessanne pitää dokumentoida.
Sen tehtävä on helpottaa sovitun toimintatavan noudattamista ja varmistaa, että kuvat säilyvät yrityksen käytössä, oikeassa yhteydessä ja myöhemmin löydettävinä.
Tutustu Pictuen ominaisuuksiin
Varaa Pictue-esittely
Kuvadokumentointi tarkoittaa työmaan tilanteen ja työn etenemisen tallentamista valokuvien tai videoiden avulla.
Työmaadokumentointi on laajempi kokonaisuus. Se voi sisältää kuvien lisäksi tarkastuksia, mittauksia, raportteja, työmaapäiväkirjoja ja luovutusaineistoa.
Dokumentoi ainakin lähtötilanne, piiloon jäävät rakenteet, tärkeät työvaiheet, poikkeamat, lisätyöt, tehdyt korjaukset ja valmis lopputulos.
Tarkka kuvauslista kannattaa määritellä projektin, sopimusten ja tilaajan vaatimusten perusteella.
Yhtä yleistä kuvamäärää ei ole.
Kuvia tarvitaan niin monta, että aineistosta selviävät kohteen sijainti, kokonaisuus, olennaiset yksityiskohdat ja lopputulos.
WhatsApp voi toimia nopeassa viestinnässä, mutta viestiketju ei yleensä ole ihanteellinen pitkäaikainen dokumentaatioarkisto.
Ongelmat kasvavat erityisesti kuvamäärän, työmaiden ja käyttäjien lisääntyessä.
Voi, jos kuvia on vähän, käyttäjiä on vähän ja kaikki noudattavat samaa nimeämis- ja kansiorakennetta.
Suuremmassa toiminnassa manuaalinen siirtäminen ja kansioiden ylläpito alkavat helposti viedä aikaa.
Liitä kuviin jo kuvaushetkellä ainakin aika, sijainti, projekti ja työvaihe.
Käytä toimintatapaa, jossa kuvia voidaan hakea näiden tietojen perusteella eikä pelkästään tiedostonimellä tai työntekijän muistin avulla.
Tee käytöstä mahdollisimman nopeaa, pyydä vain tarpeelliset tiedot ja osoita, miten toimintatapa helpottaa työntekijän omaa työtä.
Määritä lisäksi yksi virallinen tallennuspaikka ja poista tarve lähettää samat kuvat useisiin eri kanaviin.
Erillinen ratkaisu on perusteltu erityisesti silloin, kun:
Työmaakuvien ottaminen on helppoa. Vaikeampi osa on varmistaa, että kuvat säilyvät oikeassa yhteydessä ja löytyvät vielä kuukausien tai vuosien päästä.
Toimiva työmaadokumentointi perustuu viiteen vaiheeseen:
Kun tämä ketju toimii, dokumentointi ei ole ylimääräinen hallinnollinen tehtävä.
Se tukee työmaan johtamista, laadunvarmistusta, laskutusta, luovutusta ja riskien hallintaa.
Arvioi, kuinka paljon työaikaa kuluu dokumentointiin, kuvien etsimiseen ja manuaaliseen arkistointiin.
Kokeile työmaadokumentoinnin kustannuslaskuria
Tutustu Pictuen ominaisuuksiin
Varaa Pictue-esittely