Kun dokumentointi ei jää työntekijöiden puhelimiin tai whatsapp-keskusteluihin vaan siirtyy automaattisesti oikeisiin järjestelmiin, työmaatoiminnot nopeutuvat ja tieto pysyy käytettävissä läpi hankkeen elinkaaren.
Työmaakuvat otetaan joka päivä. Asentajat osaavat dokumentoida työvaiheita, mutta kuvat eivät päädy sinne, missä niitä myöhemmin tarvitaan. Kuvat jäävät puhelimeen. Ne lähetetään keskusteluryhmiin. Ne tallennetaan kansioihin, joiden nimistä kukaan ei ole varma.
Ongelma ei ole siinä, että kuvia ei oteta. Ongelma on siinä, että kuvista tulee käyttökelvottomia. Tärkeä konteksti puuttuu. Kukaan ei tiedä tarkasti, missä kuva on otettu, kuka sen otti tai mihin projektiin, työvaiheeseen tai kohteeseen se liittyy. Kun työ etenee, ja aika kuluu, kuvat katoavat käytännössä, vaikka ne teknisesti ovat jossakin tallessa.
Tämä ei johdu siitä, että kenttäväki olisi huolimaton. Tämä johtuu siitä, että järjestelmät pakottavat ihmiset toimimaan tavalla, joka ei sovi kenttätyön olosuhteisiin. Asentaja ei voi pysähtyä vieraalla työmaalla pohtimaan kansiorakennetta tai täyttämään lomakkeita. Silloin kuva otetaan puhelimella ja tehdään päätös selvittää arkistointi myöhemmin. Myöhemmin ei koskaan tule.
Kun dokumentaatiota ei löydy, seuraukset koskettavat kaikkia. Työntekijät käyttävät aikaa kuvien etsimiseen. He soittavat kollegoille. He käyvät työmaalla uudestaan vain tarkistaakseen asian, joka olisi pitänyt olla dokumentoituna.
Työnjohtajat käyttävät työaikansa kuvien pyytämiseen ja kokoamiseen sen sijaan, että he johtaisivat töitä. Laskutus viivästyy, kun todisteet puuttuvat. Reklamaatiot kärjistyvät, kun selkeää näyttöä ei ole saatavilla. Kukaan ei näe, mitä on asennettu pinnan alle tai rakenteen sisälle ennen kuin työ on jatkunut.
Aikaa, rahaa ja hermoja kuluu. Tuottavuus kärsii. Fokus on väärissä asioissa. Viihtymisen edellytykset laskevat sekä tekijällä että johtajalla. Nämä eivät ole pieniä haittoja. Nämä ovat operatiivisia ongelmia, jotka vaikuttavat suoraan työn sujuvuuteen ja kannattavuuteen.
Kun Pictuessa otetut kuvat siirtyvät automaattisesti Trimble NISiin ja UTG:hen, manuaalinen työ vähenee. Kuvat eivät vaadi lataamista, uudelleennimeämistä tai manuaalista arkistointia. Tieto siirtyy reaaliaikaisesti järjestelmiin, joissa eri osapuolet sitä tarvitsevat.
Tämä on saumaton tapa siirtää tietoa eri osapuolten saataville. Kenttätyöntekijät ja urakoitsijat voivat dokumentoida työnsä suoraan, kun se on valmis. Jokainen kuva sisältää sijaintinsa, aikaleimansa, kuvaajan, projektin ja määritellyt luokitukset. Tieto tallentuu johdonmukaisesti ilman, että käyttäjien tarvitsee manuaalisesti nimetä tiedostoja tai luoda monimutkaisia kansiorakenteita.
Kun kuvat ovat saatavilla Trimble-järjestelmissä, ne ovat saatavilla kaikille, jotka niitä tarvitsevat. Kuvat eivät pyöri yksittäisten ihmisten puhelimissa tai keskusteluryhmissä. Ne ovat löydettävissä projektin yhteydessä, oikealla paikalla, oikeaan aikaan. Tämä tekee yhteistyöstä reaaliaikaista ja tiedon jakamisesta luotettavaa.
Pictuessa otetut kuvat ovat reaaliaikaisesti löydettävissä myös Trimblestä. Kun asentaja ottaa kuvan Pictue-sovelluksella, se on välittömästi nähtävissä sekä Pictuen omassa näkymässä että Trimblen järjestelmissä. Ei erillistä siirtoa. Ei latausjaksoja. Ei odottelua, että joku muistaa lähettää kuvat eteenpäin.
Tämä tarkoittaa, että työnjohtajat näkevät kentältä tulevan dokumentaation samalla hetkellä, kun se syntyy. He voivat seurata töiden etenemistä ilman ylimääräisiä työmaakäyntejä. He voivat reagoida tilanteisiin nopeammin, koska tieto on saatavilla reaaliaikaisesti. He voivat luottaa siihen, että dokumentaatio on oikeasti olemassa ja löydettävissä.
Kun dokumentointi ei ole ihmisen varassa, vaan tapahtuu automaattisesti osana normaalia työnkulkua, se todella tapahtuu. Työntekijän ei tarvitse muistaa lähettää kuvia. Työnjohtajan ei tarvitse pyytää niitä. Hallinnon ei tarvitse etsiä niitä. Kuvat ovat yksinkertaisesti siellä, missä niiden pitää olla, silloin kun niitä tarvitaan.
Kun kuvien lisääminen eri järjestelmiin ei ole ihmisen varassa, kaikki tieto on saatavilla koko elinkaaren ajan. Tämä on se hetki, jolloin dokumentaation todellinen arvo näkyy. Ei silloin, kun kuva otetaan, vaan silloin, kun joku tarvitsee sen kuukausia tai vuosia myöhemmin.
Huoltotiimit näkevät myöhemmin, mitä on asennettu pinnan alle tai rakenteen sisään. Urakoitsijat voivat todistaa, että työ on tehty sovitulla tavalla. Asiakkaat saavat selkeän näytön siitä, mitä he ovat maksaneet. Kukaan ei joudu arvailemaan tai käyttämään aikaa tiedon etsimiseen, koska tieto on arkistoitu automaattisesti oikeaan paikkaan oikealla metatiedolla.
Kun dokumentointi tapahtuu automaattisesti osana työnkulkua, tieto säilyy läpi hankkeen elinkaaren. Trimble-integraatiot varmistavat, että kuvat ovat saatavilla niissä järjestelmissä, joissa eri osapuolet niitä käyttävät. Tämä tekee mahdolliseksi luotettavan, reaaliaikaisen ja helposti saavutettavan dokumentaation, joka toimii todisteena myös vuosien päästä.