📄 14 vinkkiä onnistuneeseen työmaadokumentointointiin

⏳ 6 minuuttia

Näin onnistut työmaan dokumentoinnissa

Kuvadokumentointi on tärkeä osa kaikenlaisia rakennusprojekteja. Se auttaa seuraamaan työn etenemistä, dokumentoimaan muutoksia, varmistamaan työturvallisuutta sekä helpottamaa reklamaatioiden hallintaa ja laskutuksen perustelua. Tästä artikkelista löydät muutamia vinkkejä sekä suositeltuja käytäntöjä kuvadokumentointiin sekä kuvien hyödyntämiseen yritystoiminnassa.

Mitä kuvadokumentointi tarkoittaa?

Kuvadokumentointi, tai valokuvadokumentointi, on rakennustyömaan ja sen etenemisen valokuvaamisen tai videoimisen prosessi. Sitä käytetään seuraamaan rakennusprojektin etenemistä, dokumentoimaan projektin kesken tulleita muutoksia, ennaltaehkäisemään reklamaatioita sekä varmistamaan työmaan turvallisuutta. Työmaakuvia käytetään myös tarkistuksissa että työ on suoritettu määritysten mukaisesti sekä mahdollisten ongelmien tai poikkeamien dokumentoinnissa. Työmaakuvien taltiointi on näinollen hyvin tärkeä osa rakennusprosessia. Se mahdollistaa urakoitsijoille, kuten asiakkaillekkin, projektin etenemisen valvonnan ja varmistaa, että projekti valmistuu aikataulussa ja budjetin puitteissa. Kuvat auttavat myös tunnistamaan mahdolliset ongelmat ennen kuin ne muuttuvat merkittäviksi tai ennen kuin on liian myöhäistä esim. piiloon jääville rakenteille tms.

Mitä hyödyt kuvadokumentoinnista?

Kuvadokumentointi voi hyödyttää sinua monellakin eri tavalla. Se voi auttaa vähentämään kustannuksia, vähentämään työtunteja, ratkaisemaan ongelma- tai riitatilanteita sekä ennaltaehkäisemään virheitä tunnistamalla ne ennen kuin ne muuttuvat kalliiksi korjata. Kuvadokumentointi auttaa myös pitämään urakoitsijat tai alihankkijat vastuussa heidän tekemästään työstään, sillä kuvat ja videot voidaan myöhemmin käyttää todisteina, jos rakennusprojektissa ilmenee ongelmia jälkikäteen.

Työmaakuvat auttavat myös todentamaan työmaan turvallisuuden tarkalla etenemisen ja mahdollisten vaarojen tai epäkohtien dokumentoinnilla. Kuvien avulla voidaan tarkastaa, että turvallisuusohjeistusta noudatetaan, sekä todistaa mahdollisien tapaturmien vastuuta.

14 vinkkiä rakennusprojektin
kuva- ja videodokumentointiin

Suurimman hyödyn kuvadokumentoinnista saat kun vältät yleisimmät suodenkuopat ja taltioit todisteet oikeaoppisesti. Alta löydät listan muutamista suositeltavista käytännöistä sekä vinkeistä:

1. Tarkista tarvittavat luvat

Ennen kuin aloitat kuvaamisen varmista, että olet saanut kaikki tarvittavat luvat kuvien ottamiseen ja että kaikki osapuolet ovat tietoisia kuvauksista.

2. Suunnittele kuvaukset huolellisesti

Suunnittele kuvauskohteet huolellisesti ja varmista, että kaikki tarvittavat näkymät ja yksityiskohdat taltioidaan. Tämä sisältää yleensä ennakko-, työnaikaiset- sekä valmiskuvat. Lisäksi kuvien ottamisessa kannattaa huomioida että tarvittavat välivaiheet, mahdolliset laitteet/mitat sekä merkittävät yksityiskohdat kuvataan.

3. Käytä kunnon kameraa

Käytä laadukasta kameraa: On tärkeää käyttää hyvän resoluution kameraa, jotta kuvat ovat mahdollisimman selkeitä ja yksityiskohdat näkyy kuvissa. Nykyaikaiset älypuhelimet ovat erittäin kykeneviä ottamaan laadukkaita kuvia, eli ei tarvitse lähteä taskua pidemmältä etsimään.

4. Valaistus on tärkeää

Pidä huoli että kuvasi ovat valoisia ja selkeitä. Varmista, että otat kuvat tarpeeksi valoisessa mutta ei kuitenkaan liian kirkkaassakaan. Ihanteellinen valaistus on sellainen joka ei ole liian hämärä tai heikko mutta ei suoraa valoa kohti myöskään. Ota tarvittaessa lähikuvat tarpeeksi läheltä, jotta tarvittavat yksityiskohdat näkyvät selkeästi ja taas kuvat kokonaisuudesta tarpeeksi kaukaa että kuvasta saa tarvittavan tiedon selvitettyä.

5. Ota reilusti kuvia

Ota useampia kuvia: Samasta kohteesta (eri kulmista) otetut kuvat auttavat antamaan paremman kokonaiskuvan projektin etenemisestä.

6. Kuvaa kaikki olennainen

Kuvaa kaikki tarvittava: Käytä tarkistuslistaa tai vastaavaa apuvälinettä varmistaaksesi, että kuvaat kaiken tarvittavan. Tämä voi olla esimerkiksi lista yksityiskohdista, työvaiheista tai vaikkapa kohteista jotka pitää kuvata.

7. Arkistoi huolellisesti

Tallenna ja arkistoi kuvat huolellisesti: Kuvien siirtäminen, nimeäminen ja kansioiminen (arkistoiminen) on todella tärkeä osa kuvadokumentointia sillä ilman selkeää systeemiä (tai tähän tarkoitettua työkalua) voi kuvien löytäminen olla hyvinkin aikaavievää ja tuskallista. Nopeasti löydettävät kuvat (sijainti- ja aikaleimatietoineen) ovat dokumentoinnin oleellisin osa. Tähän tarkoitukseen on useita eri sovelluksia saatavilla, myös erittäin pitkälle automatisoitu kotimainen vaihtoehto.

8. Laita kaikki kuvaamaan

Ota kuvadokumentointi osaksi koko tiimin päivittäistä rutiinia. Näin kuva-aineiston taltiointi tulee pienemmällä vaivalla ja pysyy myös ajantasaisena sekä kattavana.

9. Seuraa kohteita kuvavirran kautta

Käytä taltioituja kuvia apuna työn etenemisen seuraamisessa sekä mahdollisten ongelmien ennaltaehkäisemisessä ja ratkaisemisessa.

10. Säilö kuvat tietoturvallisesti

Huolehdi kuviesi järjestelmällisestä ja tietoturvallisesta säilömisestä ja arkistoinnista, näin helpotat työnjohtajien (ja muiden kuvia tarvitsevien) työtä kun ne löytyvät helposti.

11. Laita kuvat jakoon

Pidä huoli kuvien tietoturvallisesta jakamisesta kaikille tarvittaville osapuolille. Myös jakamiseen ja sen automatisointiin on olemassa käteviä sovelluksia.

12. Muista turvallisuus

Ota kuvaamisessa sekä työntekijöiden ohjeistuksessa huomioon erityisen tärkeät seikat, kuten työturvallisuus, kattavat ohjeet sekä mm. tietosuoja.

13. Ota hyöty irti kuvistasi

Ota kuvavirrastasi hyöty irti mm. sisäisten prosessienne kehittämiseen, laadunvarmistukseen, työnseurantaan sekä työturvallisuuteen.

14. Käytä kuvia monipuolisesti

Voit myös hyödyntää kuviasi asiakaspalvelussanne, reklamaationhallinnassanne sekä markkinointimielessä. Voit esimerkiksi vinkata työntekijöillesi myös taiteellisempien kuvien ottamisesta mikäli ihanteellinen tilanne tai hieno valaistus sattuu kohdalle.

Kuvadokumentointi on tärkeä osa rakennusprojekteja ja niiden seuraamista. Noudattamalla näitä neuvoja ja vinkkejä varmistat, että saat irti parhaan mahdollisen hyödyn työmaakuvistasi ja että projektisi etenee suunnitelman mukaan!

Miten hyödynnät työmaakuvasi parhaiten?

Nyt kun sinulla on kasa laadukkaita kuvia haluat saada niistä mahdollisimman paljon irti. Alla muistilistaa mihin kaikkeen kuvatodisteista voi ja kannattaa käyttää:

  • Merkitse kuvat: Kun merkitset kuviisi päivämäärän, aikaleiman ja sijaintitiedon, auttaa tämä pitämään ne järjestyksessä ja mahdollistaa niihin viittaamisen sillä voit jopa löytää ne myöhemmin arkistoistasi. Tämä pätee tietysti vain manuaalisesti arkistoivia yrityksiä, helpoimmalla pääset jos automatisoit tämän prosessin niin, ettei kuvia tarvitse jälkikäteen käsitellä vaan ne ovat automaattisesti järjestetty myöhempää käyttöä varten. Tähän kuvien dokumentointiin löytyy mm. helppokäyttöinen sovellus.
  • Katso päivän kuvat läpi päivittäin. Kun käytät muutaman minuutin aamurutiinistasi työmaidesi kuvien läpiselailuun pysyt paremmin kartalla missä tapahtuu mitäkin. Jos voit seurata työntekijöiden kuvia reaaliaikaisesti, voit myös reagoida niihin nopeasti.
  • Pistä kuvat jakoon tiimin kesken: Kuvien jakaminen tiimin jäsenten (ja tietty asiakkaidenkin) kanssa auttaa varmistamaan, että kaikilla on sama tieto saatavillaan ja että projekti etenee suunnitelman mukaisesti.
  • Käytä kuvia aikajanan luomiseen: Kuvien käyttäminen aikajanan luomiseen auttaa seuraamaan etenemistä ja tunnistamaan mahdolliset ongelmat.
  • Käytä kuvia raporttien luomiseen: Kuvien käyttäminen raporttien luomiseen auttaa tarjoamaan visuaalisemman yleiskuvan projektin etenemisestä.
  • Käytä kuvia laskutuksen yhteydessä: Kun käytät kuvia laskutusperusteena tai lisätietona laskullesi luot läpinäkyvyyttä ja asiakkaasi saa sinusta luotettavan kuvan.

Tee valokuvauksesta osa koko tiimin rutiinia

Kuvia ei ole koskaan liikaa, kunhan ne on järjestyksessä. Kun useampi henkilö napsii kuvia omista osa-alueistaan sekä yleisistä kohteista on todennäköisempää että kaikki tarvittava tulee taltioitua. Työmaan kuvaaminen ei aiheuta suurta vaivaa kun vastuu jaetaan koko tiimin kesken.

Suuremmilla työmailla on hyvä käytäntö määrittää yksi henkilö päävastuuseen kuvausten suunnittelusta ja ohjeistuksesta, mutta itse kuvaaminen kannattaa toteuttaa kaikkien avulla. Näin varmistut, että kaikki projektin osat ja yksityiskohdat on dokumentoitu.

Kuvien arkistointi ja säilöminen (vanha tapa)

Kun kuvat on otettu, on tärkeää tallentaa ne tietoturvalliseen ja luotettavaan paikkaan. Kuvien tallentaminen pilvipalveluihin, kuten Google Drive tai Dropbox, on hyvä vaihtoehto, sillä se mahdollistaa helpon pääsyn ja jakamisen mistä ja milloin tahansa. Ongelmana tässä vaihtoehdossa on tietoturva, eli mikäli yritykselläsi on arkaluontoista kuvia joita et halua kilpailijoidesi käsiin kannattaa tutkia turvallisempia vaihtoehtoja säilömiselle.

On aina hyvä idea myös varmuuskopioida kuvat, esim. ulkoiselle kovalevylle tai USB-tikulle. Tämä varmistaa, että kuvat ovat turvassa, vaikka pilvitallennusalustasi vaarantuisi. Kuten aiemmin mainittiinkin, kaikki edellä listatut asiat voidaan hoitaa automaattisesti, oikealla työkalulla.

Muista työturvallisuus myös kuvatessa

On tärkeää noudattaa työturvallisuus-säädöksiä työmaakuvauksissakin. Tässä on muutama vinkki jolla parannat turvallisuutta työmaalla (kuvatessa):

  • Käytä aina asianmukaisia suojavarusteita: Pidä huoli että kaikki työntekijät käyttävät suojavarusteita, kuten kypärää, suojalaseja sekä teräskärkisiä kenkiä.
  • Katso mistä kuvaat: Ota kaikki kuvasi sellaisesta paikasta/kulmasta, joka ei vaaranna sinua. Täydellisen kuvan ottaminen ei tarkoita tikkaiden nokkaan kiipeilyä tai muuta vastaavaa turvallisuutta vaarantavaa hölmöilyä. Jos kuvaa varten on pakko kiivetä korkealle, pidä huoli että joku on mukana valvomassa ja tukemassa telineitä tms.
  • Tarkkaile ympäristöäsi: Tarkasta ympäristösi ja valta mahdollisia vaaroja.
  • Työmailla liikkuu usein raskaita ja vaarallisia työmaakoneita. Pidä huoli ettet jää isojen koneiden jalkoihin kuvatessasi.

Kuvadokumentoinnin sovelluksia

On olemassa paljon erilaisia sovelluksia, jotka voivat auttaa huomattavasti kuvadokumentoinnissa. Monet sovellukset ovat keskittyneet laajempaan raportointiin ja saattavat olla raskaskäyttöisiä kuvien ottamisen osalta. Alalle on tullut myös kevyitä ratkaisuja, jotka on helppo ottaa käyttöön kentän henkilöstölle.

  • Pictue: Pictue on alan helppokäyttöisin ja kustannustehokas mobiili- ja web-sovellus, joka automatisoi koko prosessin kuvien ja videoiden ottamisesta arkistointiin, säilömiseen ja jakamiseen sidosryhmälle.

 

Harjoittelemalla ja käyttämällä tässä artikkelissa mainittuja vinkkejä ja käytäntöjä onnistut todennäköisemmin rakennusprojektissasi. Kuvien ja videoiden ottaminen, arkistoiminen, jakaminen ja dokumentoiminen on tärkeä osa kaikkien rakennusprojektien hallintaa, etenemistä sekä mahdollista “jälkipyykkiä” varten.